Post a Comment On: LET US STUDY

ALPHABETICAL FILING SYSTEM/SISTEM PENGARSIPAN  SECARA ABJAD

Pakar administrasi, The Liang Gie menyatakan  arsip adalah sekumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat dengan cepat ditemukan kembali.

     Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, istilah arsip dapat berarti: a.    Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan b.   Gedung (ruang) penyimpanan naskah atau dokumen c.   Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan  naskah atau dokumen.

     Kearsipan adalah suatu proses kegiatan menyimpan arsip secara sistematis sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan.  
     Pengarsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi, menurut The Liang Gie (1996:115).
     Menurut GR. Terry, filing adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.
     Berdasarkan pendapat para ahli maka dapat disimpulkan pengarsipan adalah proses kegiatan pengaturan arsip dengan menggunakan sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat diketemukan kembali sewaktu diperlukan. Sistem kearsipan (filing system) adalah suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip sehingga arsip-arsip dapat diketemukan kembali dengan mudah.
     Dalam mengelola arsip-arsip, biasanya suatu organisasi atau perusahaan menyimpan arsip-arsip manual menggunakan filing cabinet  (lemari arsip) atau langsung pada odner, sedangkan arsip elektronik dikelola dengan komputer. Alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip dapat berupa: a.   Filing Cabinet (Laci/rak kabinet)  yang berfungsi sebagai tempat ordner b.   Ordner yang berguna sebagai tempat penyimpanan folder atau dokumen c.    Guide sebagai penuntun dan pembatas antar folder d.   Folder berfungsi sebagai tempat penyimpanan surat-surat atau dokumen


ISTILAH-ISTILAH DALAM FILING SYSTEM Klasifikasi Arsip : pengelompokan arsip menurut urusan/masalahnya secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan atau menghimpunnya. Indeks : tanda pengenal arsip/kata tangkap (caption) untuk memudahkan penemuan kembali.Mengindeks adalah proses menentukan/menetapkan indeks/kata tangkap. Kode :
tanda pengenal urusan/masalah dari klasifikasi arsip. Kode dapat berupa abjad, angka atau gabungan abjad dengan angka.
     Sistem yang dipakai untuk menyimpan arsip-arsip manual menggunakan salah satu filing system atau  gabungan dari kelima sistem pengarsipan yang sudah umum dipakai. Kelima filing system tersebut adalah : 1)               Sistem abjad (Alphabetical Filing System) 2)               Sistem tanggal (Chronological Filing System) 3)               Sistem nomor (Numeric Filing System ) 4)               Sistem pokok masalah (Subject Filing System) 5)               Sistem wilayah (Geographic Filing System)
1   Pengarsipan Secara Sistem Abjad      Pengarsipan secara sistem Abjad adalah suatu sistem penyimpanan arsip ataupun berkas-berkas penting berdasarkan abjad yang berasal dari nama orang, nama perusahaan, nama organsiasi, maupun instansi pemerintah. Nama tersebut diindeks terlebih dahulu baru dijadikan sebagai kata tangkap (kode) dalam penyimpanannya, kemudian diurutkan berdasarkan urutan abjad. 
Kearsipan sistem abjad merupakan salah satu sistem kearsipan yang sering digunakan di kantor-kantor. Ciri suatu kantor menerapkan pengelolaan kearsipan dengan system abjad adalah arsip diatur dan disimpan berdasarkan abjad Latin yakni A sampai Z dan atau kombinasi abjad tersebut

Keuntungan: Dapat diterapkan pada semua jenis kegiatan usaha baik yang berskala besar maupun kecil. Fleksibel Mudah diterapkan Tidak terlalu rumit Orang mudah mengingat nama orang/organisasi/badan/perusahaan Kekurangan  : 1.           Lupa nama perusahaan/nama pengirim hanya mengingat tanggal atau masalah 2.           Banyaknya nama yang memiliki kode yang sama 3.           Ada nama baru berarti daftar klasifikasi harus disesuaikan


Mengindeks nama yang akan dijadikan kode tersebut harus mengikuti peraturan mengindeks. Berikut  adalah beberapa peraturan dalam mengindeks : 1.   Indeks nama perseorangan Nama orang Indonesia pada umumnya adalah nama pada urutan terakhir penulisan nama tersebut:      Contoh:      Caption                       : Dra. R.A. Rani  Handoko      Indeks                         : Handoko, Rani, RA, Dra      Kode Abjad                 : Ha      Arsip yang berkode Ha ini selanjutnya disimpan di belakang guide      yang berkode H.

2.   Indeks nama Perusahaan dengan Singkatan   Cara Mengindeks nama perusahaan dengan singkatan adalah dengan   memanjangkan dahulu singkatan, kemudian baru diindeks dan kalau   perlu memakai tunjuk silang, contoh:   Caption              : PT Damos Indah   Indeks                : Damos, Indah, Perseroan Terbatas   Kode Abjad       : Da ini berarti arsip disimpan di belakang guide   yang berkode D

(SELENGKAPNYA ADA DI BAGIAN BAWAH SETELAH GAMBAR !!!!)


[Image]




[Image]

















[Image]

















Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip: Pengumpulan Surat
Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan. Memeriksa
Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan. Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat.

Memberi Kode
Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.

Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.

Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam. Menyortir
Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.
Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.  

PERATURAN MENGINDEKS
TEHNIK MENGINDEKS DAN MENETAPKAN KODE 1. Indeks nama perseorangan
    a)  Aturan indeks nama orang Indonesia 1)     (Nama orang Indonesia pada umumnya adalah nama pada urutan terakhir penulisan nama tersebut: Contoh: Caption                 : Dra. R.A.Rosa Hartini Indeks                   : Hartini, Rosa, RA, Dra Kode Abjad           : Ha 2)     Indeks nama orang Indonesia dengan marga adalah nama marganya, contoh: Caption                 :Drs Sahat Siahaan Indeks                   :Siahaan, Sahat, Drs Kode Abjad           :Si 3)     Indeks nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (nama-nama Bali) adalah nama sendiri, urutan kelahiran, gelar kalau ada, contoh: Caption                 :I Gusti Made Tiran Indeks                   : Tiran, Made, I Gusti Kode Abjad           :Ti 4)     Indeks nama orang Indonesia yang memakai nama Kristen adalah nama Kristen di indeks setelah semua nama Indonesianya, Contoh: Caption                 :Cicilia Maria Riasi Brataaji Indeks                   : Brataaji, Riasih, Cicilia, Maria Kode Abjad           : Br 5)     Indeks nama orang Indonesia dengan singkatan diindeks nama yang tidak disingkat dan singkatan diusahakan dicari kepanjangannya, contoh: Caption                 :Dr.M.Hatta (Dr. Mohammad Hatta) Indeks                   :Hatta, Mohammad. Dr Kode abjad            : Ha 6)     Indeks gelar-gelar pada nama Indonesia adalah gelar diletakkan urutan terakhir, contoh: Caption                 : Prof.Dr.Conny R.Semiawan Indeks                   : Semiawan, Conny.R.Prof.Dr Kode abjad            : Ha 7)     Indeks nama wanita yang mencantumkan nama suaminya diindeks nama suaminya terlebih dahulu, dan sealiknya dibuatkan kartu tunjuk silang (cross reference), contoh: Caption                 : Ny.Dra.Muliati Abdul Makmur Indeks                   : Makmur, Abdul, Muliati. Dra.Ny Kode Abjad           : Ma
b) Tata urutan indeks nama orang Eropa     Pada umumnya nama Eropa urutan namanya adalah julukan (given name), nama tengah(Middle name), dan nama keluarga (surname,family name). Selain itu, masih ada nama dengan cirri khusus. Adapun inti peraturannya adalah seperti tertera dibawah ini: (1)  Cara mengindeks nama Eropa pada umumnya adalah surname, given name, dan middle name. Surname/nama keluarga diutamakan ssebagai dasar indeks dan  kode, contoh: Caption                 : William Jhon Fulton Indeks                   : Fulton, William, John Kode abjad            : Fu (2)  Cara mengindeks nama Eropa yang menggunakan penghubung adalah nama dengan tanda pengubung terssebut dianggap satu unit, contoh: Caption                 : Silvia Loper-Tina Indeks                   : Loper-Tina Silvia Kode Abjad           : Lo
c). Tata Urutan indeks nama Tionghoa Cara mengindeks nama orang Tionghoa adalah nama keluarganya. Oleh karena nama keluarga orang-orang Tionghoa itu di depan urutan namanya, maka nama-nama Tionghoa diindeks seperti tertulis, Contoh Caption                 : Pauw Swie Im Indeks                   : Pauw, Swie Im Kode abjad            : Pa
d). Tata urutan indeks nama internasional Cara mengindeks nama-nama Internasional adalah nama urutan terakhir penulisan merupakan dasar indeks dan kode, contoh: Caption                 : Gamal Abdul Nasser Indeks                   : Naser, Gamal. Abdul Kode abjad            : Na
2. Indeks nama Perusahaan Peraturan indeks nama perusahaan meliputi tata cara indeks nama perusahaan pada umumnya, nama perusahaan yang lebih dikenal singkatannya, nama perusahaan menggunakan huruf, nama perusahaan menggunakan angka, dan perusahaan menggunakan nama diri orang. Peraturan lebih rinci tentang cara mengindeks nama perusahaan berturut-turut akan diuraikan berikut ini a)     Tata cara indeks nama perusahaan pada umumnya Cara mengindeks nama perusahaan adalah kata yang penting dahulu, kemudian jenis badan hokum atau kegiatannya, contoh: Caption                       : PN Garam Negara Indeks                         : Garam, Negara, Perusahaan, Negara Kode abjad                  : Ga
b)     Tata cara indeks nama perusahaan dengan singkatan Cara mengindeks nama perusahaan yang menggunakan singkatan adalah memanjangkan dahulu singkatan, kemudian baru diindeks dan kalau perlu memakai tunjuk silang, contoh: Caption                       : GIA Indeks                         : Garuda, Indonesia, Airwys Kode Abjad                 : Ga lihat GIA
3. Indeks nama civic mission Badan Usaha yang tergolong Civic mission meliputi nama-nama perhimpunan, yayawan, dan nama badan social kemasyarakatan lainnya. Sedangkan nama Instansi pemerintah berarti nama-nama lembaga pemerintah, baik itu lemba ga tinggi Negara ataupun departemen. Untuk mengindeks nama civic mission ada tiga peraturan sebagai berikut: a)     menggunakan kata yang penting cara mengindeks nama civic mission adalah menggunakan kata yang penting labih dahulu, kemudian disusul sifat organisasi seperti yayasan, perhimpunan, dan persatuan, contoh: Caption                       : Partai Demokrasi Indonesia Indeks                         : Demokrasi, Indonesia, Partai Kode abjad                  : De lihat PDI (dengan tunjuk silang)
b)     menggunakan nama civic mission dengan singkatan Cara mengindeks nama badan usaha yang lebih dikenal dengan nama singkatannya adalah singkatan dipanjangkan dan diindeks sepeerti peraturan pertama dan diberi tunjuk silang ke singkatannya, contoh: Caption                       : PSSI Indeks                         : Sepak Bola, Seluruh, Indonesia, Persatuan Kode abjad                  : Se lihat PSSI
c)     nama civic mission dibidang pendidikan cara mengindeks nama badan usaha yang bergerak dibidang pendidikan adalah kata sekolah, akademi, universitas, diletakkan pada unit terakhir. Bila nama itu lebih dikenal singkatannya berilah tunjuk silang, contoh: Caption                       : SMP Negeri 1 Bogor Indeks                         : Menengah, Pertama, Negeri, Satu, Bogor, Sekolah Kode abjad                  : Melihat SMP
4. Indeks nama Instansi Pemerintah Peraturan mengindeks instansi pemerintah dapat dikelompokkan ke dalam lembaga Negara, lembaga adepartemen, dan kantor-kantor. a)     Cara mengindeks nama instansi pemerintah mengutamakan kata yang penting dahulu, kemudian sifat instansi seperti departemen, dirjen, direktorat, kanwil diletakkan pada unit terakhir, contoh Caption                       : Departemen Pertanian Indeks                         : Pertanian, departemen Kode abjad                  : Pe b)     Cara mengindeks nama instansi pemerintah hendaknya memperhatikan hierarkhi antara lain departemen, ditjen, dirjen, kanwil, kanko, dan kamat. Hierarki wilayah antara lain provinsi, kabupaten, kecamatan dan kelurahan, contoh: Caption                       : Kanwil Deppen Jambi Indeks                         : jambi, wilayah, penerangan , kantor, departemen Kode Abjad                 : Ja lihat Kanwil Deppen



Indexing Rules   Rule 1:  Alphabetic Order.  Names and subjects are arranged in alphabetic order by units.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Antell Crawford Antell Crawford

Dayton Distributors Dayton Distributors

Harper Furnishings Harper Furnishings

Harper Supplies Harper Supplies

Reynolds Dress Collection Reynolds Dress Collection
Reynolds Dress Shop Reynolds Dress Shop
Reynolds Dress Shop Fabrics Reynolds Dress Shop Fabrics Note:  When names in the first unit are alike, the second and sometimes the third unit determine the order.
Rule 2:  Nothing Comes Before Something.  A single letter, for example, comes before a full name or word.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 C C


Cannon Cannon


Cannon Brothers Cannon Brothers

Cannon Brothers Agency Cannon Brothers Agency
Rule 3:  Last Name First.  Names of persons are indexed by the last name as the first unit.  Other parts of the name are indexed in natural order.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Davis Davis


Bailey Davis Davis Bailey

Boyd Davis Davis Boyd

J. Mason Davis Davis J. Mason
James M. Davis Davis James M.
Rule 4:  Prefixes.  Prefixes (such as "De," "Van," "Mc," "Mac") are considered as part of the name to which they are attached and are spelled exactly as written.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Samuel Dee Samuel

Samuel Delaport Delaport Samuel

Samuel De La Porte De La Samuel Porte
Samuel D'Lando D'Lando Samuel

Rule 5:  Hyphenated Individual Names.  Hyphenated names of individuals are treated as one unit.  Ignore the hyphen.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Carla Knapp Knapp Carla

Mary Knapp-Fisher Knapp-Fisher Mary

Davis J. Krups Krups Davis J.
Marlene S. Krups-Feng Krups-Feng Marlene S.
Rule 6:  Titles.  With a complete name, ignore a title.  If there is only on name plus a title (other than a courtesy title), index the name as it is.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Dr. Mark Allen Allen Mark

Bishop Wells Bishop Wells

Queen Elizabeth Hotel Queen Elizabeth Hotel
J. Foster Queen Queen J. Foster
Mrs. Jacob A. Reagan Reagan Mrs. Jacob A. Note:  Treat "Mrs." as a title if a woman uses her husband's name and you do not know her first name.
Rule 7:  Seniority Terms and Other Designations Following the Name.  Titles that are seniority terms, such as "Sr." and "Jr.," are ignored.  A degree after a name, such as "M.D.," is also ignored.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Charles Reynolds, Jr. Reynolds Charles

Charles J. Reynolds, Sr. Reynolds Charles J.
Steven Reynolds, M.D. Reynolds Steven

Tamara A. Reynolds, D.D.S. Reynolds Tamara A.
Rule 8:  Abbreviated Names and Nicknames.  Treat an abbreviated name, such as "Wm.," as if it were spelled in full.  If a nickname is used and the full name is not known, index that name as spelled.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Wm. Monro Monro William

Worden Monro Monro Worden

Ray Monroe Monroe Ray

Tom Monroe Monroe Thomas

Rule 9:  First Word First.  Treat each word of a business name as a separate unit and index the name in the order which it is written.  (If the name contains the full name of a person, consider the name as written.)
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Freeman Dresses Freeman Dresses

Joseph Freeman Wholesaler Joseph Freeman Wholesaler
Sara Freeman Flowers Sara Freeman Flowers
Freeman Travel Agency Freeman Travel Agency
Rule 10:  Articles, Conjunctions, and Prepositions.  Ignore the unimportant words that are articles, conjunctions, and prepositions.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Barnes & Roberts, Incorporated Barnes Roberts Incorporated
The Palace Restaurant Palace Restaurant

The Palisades Palisades


A Ride on the Beach Ride Beach

Rule 11:  Abbreviations.  Regard all abbreviations as if they were spelled in full.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Lyndon Corp. Lyndon Corporation

Lyndon Trucking, Ltd. Lyndon Trucking Limited
Naismith Bros. Naismith Brothers

Regan Co., Ltd. Regan Company Limited
Rule 12:  Single Letters.  Single letters that are not abbreviations should be considered as separate units, even if the letters are joined together, as in KZOK.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 KB international K B International
KING Television K I N G Q & L Music Q L Music
FX McRory's Pub and Restaurant F X McRorys Pub Rule 13:  Hyphenated Firm Names.  In company names, hyphenated expressions are treated as a single unit.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 H. Frederick Harris Harris H. Frederick
Harris-Baker Industries Harris-Baker Industries

Gregory and Martin, Inc Gregory Martin Incorporated
Gregory-Saroff Products Gregory-Saroff Products

Rule 14:  One or Two Words?  If a firm name can be written as one word or two, treat it as one indexing unit.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 World-Wide Air Lines World-Wide Air Lines

Worldwide Airways Worldwide Airways

World Wide Tours World Wide Tours

World Wide Web Designs World Wide Web Designs
Rule 15:  Possessives and Contractions.  Consider all letters in a possessive or a contraction, but disregard the apostrophe. 
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 The Anderson Company Anderson Company

Anderson's Andersons


Andersons' Bakery Andersons Bakery

Anderson's Garage Andersons Garage

Rule 16:  Numbers.  If a firm name contains a number, index the number as if it were spelled out and treat it as one unit.  Use as few words as possible; for example, treat 2106 as twenty-one hundred six, not two thousand one hundred six.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 5th Avenue Hotel Fifth Avenue Hotel
5100 Apartments Fifty-one Hundred Apartments

Latitude 47 Restaurant Latitude Forty-seven Restaurant
Rule 17:  Parts of Geographic Names.  Each part of a geographic name is treated as a separate indexing unit.  (Exception:  If the name is hyphenated, treat it as one unit.)
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Los Angeles Times Los Angeles Times
North Dakota Mining Co. North Dakota Mining Company St. Louis Saint Louis Bottlers
U.S. Data Consultants United States Data Consultants West Seattle Herald West Seattle Herald
Rule 18:  Addresses.  If two names are identical, index them by address in this order: city, state, name of street, number of house or building.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Hard Rock Cafe, Los Vegas Hard Rock Cafe Los Hard Rock Cafe, Orlando Hard Rock Cafe Orlando Martin Rogers, Chicago Martin Rogers Chicago
Martin Rogers, Miami Martin Rogers Miami
Rule 19:  Banks and Other Financial Institutions.  Index names as written, with each word being treated as a separate unit.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Cascade Federal Credit Union Cascade Federal Credit Union Federated Savings Co. Federated Savings Company
First National Bank of the West First National Bank West Rule 20:  Hotels and Motels.  Hotels and motels are indexed in the order written.  (Exception:  If the name starts with "Hotel" or "Motel," make this the last unit.)
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Twin Teepees Motel Twin Teepees Motel
Motel 6 Six Motel

Hotel Regency Plaza Regency Plaza Hotel
Hotel Monaco Seattle Monaco Seattle Hotel
Rule 21:  Hospitals and Religious Institutions.  Index in the order written, treating each word as a unit.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Childrens' Hospital Childrens Hospital

Dar-us-Salaam Mosque Dar- us- Salaam Mosque St. James Cathedral Saint James Cathedral
Swedish Medical Center Swedish Medical Center
Rule 22:  Educational Institutions.  Index in the order given, considering each word as a unit.  If a word like "University" or "College" is at the beginning of the name, consider the distinctive parts first.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Chief Sealth High School Chief Sealth High School Seattle Vocational Institute Seattle Vocational Institutue
University of Washington Washington University

College of William & Mary William Mary College
Rule 23:  Federal Government Names.  Consider United States Government as the first three units.  Then consider the names of the department.  Finally, index the name of the agency, bureau, board, or other subdivision.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 U.S. Department of Treasury, Internal Revenue Service United States Government Treasury
UNIT 5 UNIT 6 UNIT 7 UNIT 8
Department Internal Revenue Service Rule 24:  State and Local Government Names.  Index first under the classification, such as the state, town, city, and so on.  Then consider the name of the subdivision.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 King County, Department of Health King County Health Department City of Seattle, Department of Public Safety Seattle City Public Safety Rule 25:  Foreign Government Names.  The rule is the same as that for federal government names, except that the first unit is the name of the country.
NAME UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 Dominion of Canada, Department of Labour Canada Dominion Labour Department