Gestione Eventi - Il primo blog sull'organizzazione di eventi

Organizza la tua festa (di Natale) con Google

2007-12-18T13:48:00.000+01:00

L'offerta di google sta catturando tutto il tempo che spendo online. Mi trovo sempre più spesso ad utilizzare i loro servizi per tutte le mie esigenze legate ad Internet.

Quindi ho deciso di mettere insieme la mia passione per le feste e quel gradito tocco di gratuità del mondo di Google al fine di aiutarvi ad organizzare la vostra festa o cenone di natale.

1. Crea un account Google

Se non hai un account Google non andare in panico. La tua gestione del tempo non potrà che trarne beneficio. Vai alla alla pagina preposta, scegli username e password et voilà!

2. Comincia utilizzando Google Gruppi

Gruppi sarà la tua piattaforma di base per coinvolgere i partecipanti. Crea un gruppo e condividilo con i tuoi amici invitandoli via email.

Modifica la pagina di Gruppi così:

Crea una pagina chiamata "Info" nella quale spiegherai tutto circa la festa. Tema, abbigliamento, prezzo del biglietto (se necessario), etc.

Crea un post di discussione con un link alla tua mappa (vedi punto 3)

Crea un post di discussione chiamato "Scelta del Menu" in cui otterrai feedback sui possibili menù.

3. Crea una Mappa Google

Vai sul sito di Maps, inserisci il tuo indirizzo e genera la tua mappa personale. Copia il link e pubblicalo nel post che hai creato nella pagina di discussione o nella pagina "Info" (vedi punto 2).

4. Crea un Calendario Google

Google Calendar ha una funzione simpatica che ti permettere di condividere un'attività con contatti da te selezionati. L'aspetto positivo è che potrai inviare direttamente l'invito attraverso Calendar e potrai raccogliere le partecipazioni immediatamente.

5. Usa Google Documenti

La sezione Documenti ti aiuterà nella gestione interna della festa. Vai su Documenti e crea:

un foglio di calcolo con la lista degli invitati e con gli RSVP ottenuti (vedi punto 4)

un foglio di calcolo sulla gestione della location. Qui raccoglierai tutte le informazioni (e i costi) sul catering, decorazioni, forniture di servizi o materiali, etc.

un foglio di calcolo con un budget. Un evento di successo ha un budget ben concepito. Tieni traccia delle tue spese e dei tuoi guadagni (se dovessi averne) intelligentemente.

6. Gestisci la musica con Gspace

Gspace è un'estensione di Firefox che ti permette di archiviare files online.

Crea un altro account Gmail ad hoc

Condividine la password con i tuoi amici su Google Gruppi

Invitali a scaricare Firefox e Gspace

Invitali ad uploadare le loro playlists su Gspace

Il giorno della festa usa il tuo PC per ascoltare la musica con il player integrato in Gspace

7. Fai molte foto e aggiungile al tuo album su Picasa

Organizza le tue foto

Vai su Picasa

Modifica le foto

Condividi l'album con i tuoi amici su Google Gruppi

8. Registra un video della festa e mettilo su Youtube

Vai su Youtube esegui le facili istruzioni.

Ricordati di linkare al video su Google Gruppi

Organizzare i Mondiali di Calcio. Intervista con Jürgen Rollmann

2007-12-10T12:51:00.000+01:00

Questa nuova sezione del blog rivolge domande ai pezzi grossi del business, al fine di inspirare quelli che come noi amano la disciplina.

Abbiamo deciso di cominciare in grane stile intervistando Jürgen Rollmann l'organizzatore della Coppa del Mondo di calcio del 2006 tenutasi in Germania.

E' fondamentale dire che la coppa del mondo che tante soddisfazioni ci ha dato, è stata un successo di organizzazione.

Cito en.Wikipedia.org:

" Nonostante la Germania non abbia vinto la coppa, il torneo è stato considerato un gran successo per la Germania in generale. Gli stadi e i sistemi di trasporto sono stati impeccabili, e i Tedeschi sono stati lodati per la loro ospitalità ed entusiasmo, facendosi nuovi amici in tutto il mondo.

Una grande novità sono state le Fan Fests, dove milioni di persone hanno guardato le partite in aree pubbliche. Il Sud Africa ha già dichiarato che emulerà quest'idea per i Mondiali del 2010.

La Germania ha anche riscontrato un innalzamento inaspettato dello spirito patriottico con massicci sventolamenti della bandiera nazionale, tradizionalmente disapprovato dalla società Tedesca dopo la Seconda Guerra Mondiale, ogniqualvolta la Nazionale si esibisse."

Ma tornando alla nostra intervista vediamo cosa ci ha detto Jürgen:

- Quanto è importante la sicurezza per un evento come i Mondiali? Avete adottato misure innovative per garantire la sicurezza?

Rollmann: La sicurezza è fondamentale in ogni aspetto della nostra vita. Non ci può essere divertimento senza sicurezza, niente funzionerebbe senza di essa. Al fine di garantire la sicurezza durante i Mondiali abbiamo realizzato una "Strategia Nazionale di Sicurezza" presieduta dal Ministro degli Interni. Questa strategia ha coinvolto tutte le strutture di sicurezza nazionali e l'esperienza dei nostri partner internazionali.

E' stato un lavro puntiglioso fatto a stretto contatto con l'Associazione Calcio Tedesca (DFB) e il suo comitato organizzativo.

Un grande successo è stata l'integrazione di poliziotti stranieri nella loro uniforme di appartenenza in Germania. Questi poliziotti hanno dato ai propri fan con la loro presenza un senso di sicurezza e hanno celebrato l'evento insieme. In Germania abbiamo un detto: Die Polizei, Dein Freund und Helfer (La Polizia, tua amica e assistente)

Questi concetti sono stati trasferiti perfettamente durante la Coppa e questi criteri adottati nella "Strategia di Sicurezza Nazionale" verranno adottati dagli organizzatori di Euro 2008 in Austria e Svizzera.

- Migliaia di persone significano molto stress. Ci confideresti il segreto per mantenere la calma in momenti delicati?

Rollmann: Durante le quattro settimane abbiamo avuto pochi momenti delicati. Credo che non ci sia alcun segreto, ma solo il lavoro professionale di esperti della sicurezza e un lungo periodo di preparazione.

Hanno aiutato anche alcune circostanze fortunate come il tempo favoloso di quell'estate. La gente ha voluto festeggiare e con le aree di condivisione pubblica, in questo formato per la prima volta nella storia dei Mondiali, abbiamo avuto modo di calmare i bollenti spiriti.

- I Mondiali 2006 sono stati un grande successo organizzativo. Quale aspetto è stato di fondamentale importanza per ottenere tali risultati?

Rollmann: Sicuramente una buona comunicazione tra i vari attori: Le città ospitanti, il Governo Federale, l'Associazione Calcio Tedesca e la FIFA.

Abbiamo vissuto una forte motivazione a tutti i livelli durante la preparazione per far di questo evento un successo per la Germania. Poi c'è stato Franz Beckenbauer, il "Kaiser", un uomo con un gran carisma. E' stato un grande leader in tutto il processo.

- Per coloro che si avvicinano all'organizzazione di eventi sportivi, condivideresti 3 qualità per avere successo?

Rollmann: 1) Comunicazione e un po' di fortuna 2) Comunicazione e un po' di fortuna 3) Comunicazione e un po' di fortuna

- Avete implementato qualche strategia per minimizzare l'impatto sull'ambiente delle vostre operazioni?

Rollmann: Sì. Per la prima volta nella storia dei Mondiali, obiettivi quantificabili inerenti all'ambiente sono stati concordati e implementati nel Green Goal Project per le aree riguardanti energia, acqua, rifiuti e mobilità. E' stato anche possibile migliorare la competenza generale della gestione ambientale negli stadi. Monaco e Norimberga sono stati i primi stadi in Europa ad essere accreditati sotto lo schema EMAS

Uno dei più importanti obiettivi è stato neutralizzare l'impatto climatico. Per la prima volta è stato possibile compensare le inevitabili 10.000 tonnellate di emissioni di CO2 attraverso progetti in India e Sud Africa. Il Comitato Organizzativo, la FIFA e gli sponsor hanno investito 1,2 milioni di Euro in questi progetti.

Ringraziando Jürgen per la sua disponibilità, vi invito a mandare domande per interviste future.

My Event un software libero e gratuito per organizzare eventi

2007-11-13T11:34:00.000+01:00

Ho ricevuto molte email da quando ho cominciato questo blog che mi chiedono informazioni su software open source sulla gestione degli eventi.

Non nascondo il mio imbarazzo nel rispondere che in effetti una soluzione completa non c'è. Ci sono molte soluzioni per il project management, per il paper submission delle conferenze, per il ticketing, per la contabilità, per il CRM e tantissime suite di strumenti per l'ufficio.

Ma non per l'organizzazione degli eventi.

Organizzare eventi è metter in pratica un po' tutte le precedenti aree. Quindi sono convinto che la nostra amata disciplina meriti un software completo, libero e gratuito.

A mio modo di vedere è un paradosso che in un campo dove gli uomini tendono ad essere organizzati come computer non ci sia un software per dare una mano.

Beh in realtà di software ne esistono ma bisogna sborsare delle belle somme per ottenerli.

La realtà è che non tutti gli event manager lavorano in grandi aziende pronte a spendere soldoni. Ci sono molti planners come me che hanno magari cominciato la loro agenzia da poco e dispongono di risorse limitate.

Ho sempre sostenuto che un foglio di calcolo può aiutare in mille modi. Questo non significa che non accetterei di buon grado un software per organizzare libero e collaborativo!

Ecco perchè ho aperto su Sourceforge (il portale del software libero) il progetto My Event. L'idea è di sviluppare un software basato su licenza GNU per gestire eventi.

Questo significa che tutti coloro che vogliono dire la loro e collaborare al progetto sono invitati a registrarsi sul sito di My Event.

La chiamata alle armi riguarda tutti coloro che abbiano competenza negli eventi, nell'informatica o che hanno una certa esigenza rispetto all'organizzare, ma anche per coloro che si sentono di voler supportare l'idea con un po' di sano tifo!

Io non sono un informatico ma sono ben felice di condividere la mia esperienza e conoscenza nel campo. Se leggete questo blog e avete un amico che ne sa di computer coinvolgetelo perchè abbiamo bisogno di grandi numeri!

Potete scrivermi un email a tojulius chiocciola gmail punto com oppure registrarvi al sito ufficiale del progetto, insomma valutate voi purchè ci siate e fate sentire la vostra voce!

Il processo di registrazione

2007-11-08T17:52:00.000+01:00

Questo post si riferisce a tutti i tipi di eventi in cui ci sia un qualche processo di registrazione. Estenderei l'accezione anche per quegli eventi con biglietti che possono essere intesi come forma di registrazione.

La registrazione è cruciale per una serie di aspetti:

dà un'idea di quanta gente parteciperà all'evento
aiuta ad identificare un profilo tipo del partecipante
aiuta a capire i gusti del partecipante
può aiutare a capire le esigenze alimentari e quindi ad eliminare i problemi relativi al catering
se automatizzata può facilitare il networking e far interagire i partecipanti prima dell'evento

Anticipazione

Al fine di raggiungere questi splendidi vantaggi di solito applico la mia regola della registrazione. Deve essere il prima possibile.

Tutti i dati ottenuti dalla registrazione sono di fondamentale importanza per la buona riuscita dell'evento .Molto spesso i fornitori vi chiederanno i numeri dell'evento con un anticipo imbarazzante. La mia opinione è che si può virtualmente pre-vendere ogni tipo di evento, ci vuole solo un po' di buona volontà e conoscenza delle regole che seguono.

Modulo di Registrazione

Il modulo è il mezzo per mettere in atto questa preziosissima raccolta dati. Ricordatevi di essere specifici quando create il processo di registrazione e di fare domande chiare. Il più delle volte, ad esempio, sapere l'età del partecipante è irrilevante, al contrario sapere se lo stesso è vegetariano vi aiuterà a dettare esigenze precise al catering.

Registrazione Last Minute

Ogni evento che si rispetti ha una registrazione al 90'. I ritardatari sono parte della nostra vita, non comprensibili per noi “organizzati”, ma esistono e vanno capiti.

Nonostante stiate organizzando una ristrettissima conferenza a numero chiuso, l'amico di un amico con un'importante status sociale si presenterà al registration desk. Poniamo che abbiate stampato i badge una settimana fa. Non so voi, ma io sento puzza di problemino.

Essendo un uomo, so quando il testosterone entri in gioco e vi assicuro che se il mio amichetto ha il badge lo voglio anch'io e voi dovete fare di tutto per procurarmelo!

Beh per voi assidui lettori di Gestione Eventi questo non rappresenterà un problema. Sono sicuro infatti che avrete già creato un modello di badge dell'ultimo minuto e armati del vostro pc portatile e della vostra stampante che avete ben pensato di portarvi dietro, fornirete un badge all'esigente ritardatario.

I partecipanti vanno educati

In realtà se vi trovate sommersi di ritardatari ve la potete tranquillamente prendere con voi stessi. I partecipanti vanno educati ad una solerte registrazione. In questo senso non c'è nulla di meglio che incoraggiare all'organizzazione tramite il denaro.

Creare infatti due quote di registrazione una “Early” ed una “Late”può sicuramente aiutare. Se il gap tra le due è tra il 30% e il 50% , il gioco è fatto. Immagino infatti che ci saranno poche persone disposte a pagare il 50% in più solo per la lor indecisione.

Un altro vantaggio non da poco è che avrete numeri certi in anticipo da comunicare ai fornitori.

File e tempi di attesa

Le file sono una rottura di scatole e questo vale anche per il vostro evento.

Al fine di ridurre i tempi di attesa vi suggerisco di provare più volte fisicamente il processo di registrazione. Identificate i punti deboli e agite per riparare ai problemi.

Se pensate che nonostante uno studio approfondito vi ritroverete con lunghe file, considerate di assegnare dello staff che vada nelle file per raccogliere informazioni preliminari, questo può velocizzare il processo sostanzialmente

L'organizzatore di eventi di sucesso

2007-10-01T15:51:00.000+02:00

A molti può sembrare che organizzare ed eseguire eventi sia una passeggiata di salute. Che in somma non servano grandi competenze o caratteristiche per potersi avvicinare al business. In effetti è così per certi versi. Come avrete infatti notato molti degli strumenti pubblicati sul mio blog sono molto semplici e non richiedono particolari capacità per essere adoperati.

Nella stessa ottica più volte ho ricordato che l'industria non è impenetrabile, ma che anzi è relativamente semplice essere coinvolti ed ottenere velocemente responsabilità.

Nonostante ciò, sono altresì convinto che esista una chiara e definita linea di demarcazione che separa coloro che organizzano eventi per hobby dai professionisti del settore che organizzano solo eventi destinati al successo.

Non mi riferisco alla motivazione, che sicuramente rappresenta una caratteristica basilare e comune sia agli amatori che ai pro, ma a quelle caratteristiche che immediatamente vi fanno capire che chi vi è davanti sa cosa sta facendo. Ho definito questi attributi le 3 C (sicuramente non originale, ma di facile assimilazione).

- Controllo

Sia interno che esterno. La più cruciale delle caratteristiche, perché in defintiva rappresenta ciò per cui si è pagati. Il cliente infatti di solito chiede il nostro aiuto perché reputa noi capaci di mantenere il controllo dove lui/lei/loro non ne sia/siano capaci. Estenderei la categoria anche alla capacità di far sembrare tutto bello e al proprio ordine. Questo infatti è controllo. Penso ci vogliano diversi anni per acquisire la capacità di mantenere la calma quando c'è seria crisi. E questo avviene l'80% delle volte. Non penso che questa sia una caratteristica della personalità, al contrario penso che la si acquisisca con l'esperienza.

Ieri sera ho partecipato ad una conferenza organizzata da alcuni giovani molto motivati. Prima della conferenza ho parlato con l'organizzatore complimentandomi e invitandolo a conoscerci perchè non rinuncio mai ad occasioni di networking. Sono stato ricevuto da una persona in panico per un problema tecnico sul palcoscenico. Ho provato a rassicurarlo dicendo quanto potessi sentire una vibrazione positiva, ma invano perchè dovevo necessariamente partecipare al momento del dramma.

Ora, per quanto possa essere simpatetico con il ruolo ricoperto, questa a me sembra una mancanza di autocontrollo. Gli effetti di tale mancanza si riversano inevitabilmente sulla percezione dell'evento. Infatti, alla fine dei giochi nessuno si ricorderà di quanta luce c'era sul palcoscenico. Al contrario avrò un ricordo chiaro di come in quella situazione non sono stato accolto come un ospite e del networking che non ho fatto e, per quanto capisca la difficoltà, questo ricordo è attaccato nella mia mente come un Post-it col Super-Attack.

- Carisma

La base del controllo. Ancora una volta non mi riferisco a tratti di personalità. Sicuramente l'organizzatore di successo ha un carisma innato, ma vorrei focalizzarvi sulla capacità di sapere cos'è giusto in un particolare momento e di convincerne 3000 persone. Questa confidenza e capacità di comunicare si ottiene con molta esperienza e con molti errori.

Il carisma di cui parlo attiene alla capacità di trasmettere anche un immediato senso di sicurezza al cliente così come ai partecipanti. In qualunque evento siate coinvolti vi renderete immediatamente conto della situazione di crisi continua. Ebbene solo alcuni eletti sono capaci di gestire le cose con confidenza. E non parlo di coraggio, ma alludo al saper gestire la frustrazione propria e degli altri. Per saper gestire la frustrazione, il modo migliore è attraversarla. Solo poche persone hanno attraversato questa sensazione così tante volte da sapere cosa bisognerà fare in un dato momento di crisi.

Il carisma di cui parlo è anche saper dare brutte notizie o saper dire di no. Con budget sempre più ristretti e aspettative sempre più alle stelle si creano vuoti che solo chi ha carisma sa riempire. Ad esempio adoro quei professionisti capaci di dare notizie orribili come l'assenza di un relatore di grido, che comunque lasciano la folla convinta che quello che poteva essere fatto era stato fatto.

- Connessione

La definizione di un evento screma velocemente la massa di possibili partecipanti, invogliando solo alcuni, coloro che alla fine varcheranno la soglia dell'entrata da voi allestita. Queste persone verranno al vostro evento con un fine preciso, solo alcuni sono capaci di avere chiaro in mente quale sia questo fine.

Gli eventi sono espressione dell'inconscio collettivo. Diverse centinaia di persone si riuniscono animate da un unico desiderio, ma condividendo la stessa esperienza primordiale dell'uomo. L'abilità dell'organizzatore di successo è di connettersi con la gente e carpire la dinamica inconscia che la muove. Questa dinamica il più delle volte appartiene a tutti i partecipanti e molto spesso lo noterete in sguardi simili o vi verranno poste le stesse identiche domande.

Ebbene solo poche persone hanno la capacità di cogliere il motivo di condivisione e quindi sapranno già la risposta ancor prima che voi poniate la domanda.

Le 3 C non vogliono essere un'argomentazione a favore dell'esperienza contro l'educazione. Al contrario penso che un'attenta cultura di marketing, psicologia e business possano portarvi alle mie stesse (se non migliori) conclusioni, d'altro canto sono convinto dell'importanza dello sperimentare e sperimentarvi come la maniera più completa per diventare professionisti di successo.

10 errori comuni dell'organizzatore di eventi

2007-09-26T10:51:00.000+02:00

10. Scarsa capacità di gestire il tempo. Non so se metterla al numero uno o lasciarla qui perché è comunque la prima che leggerete. Già di per sé organizzare eventi significa non solo saper gestire il proprio tempo, ma anche saper gestire il tempo di chi candidamente si è consegnato nelle vostre mani. La propria organizzazione è fondamentale, specialmente se si è proprietari di un'agenzia. In questo caso non ci sono solo le scadenze inerenti all'evento, ma anche le pressioni di dover accaparrarsi clienti, fare networking, coltivare la propria educazione. Bhè permettetemi una citazione, Nobody said it was easy...

9. Mancanza di competenze fondamentali. Ho già parlato qui di come sicuramente è utile fornirsi esternamente di competenze che non si posseggono. Sono convinto però e ne ho parlato diffusamente in inglese di come non si possa fare a meno di alcune competenze. Il marketing, il project management, così come un minimo di contabilità non possono mancare del tutto soprattutto sotto il profilo dell'educazione.

8. Non voler mettersi in gioco. Sicuramente l'organizzatore di eventi è colui che ci mette la faccia. Se qualcosa va storto, se il cliente non è soddisfatto di come sono andate le cose è lui che deve dare spiegazioni e che viene ritenuto responsabile. Mettersi in gioco significa assumersi quantità calcolate di rischio. Se le cose dovessero andare male, mettersi in gioco significa assumersene le responsabilità e interagire con il cliente, perché una spiegazione può mettere tutto a posto.

7. Mancanza di un network. L'organizzatore di eventi che possiede un'agenzia è sicuramente legato al territorio che occupa. Dopo aver passato due anni in Australia devo ammettere di aver perso per strada qualche contatto. Una priorità per me, dal momento che ho deciso di aprire la mia agenzia, è stata ricrearmi un network di potenziali clienti, fornitori e rappresentanti di enti pubblici. Senza un network di contatti per cui tu lavori e che lavorano per te manca quella componente di collaborazione necessaria a dare vita ad un giro di business.

6. Promettere troppo. Dai ammettetelo.... più è l'inesperienza più si vuole promettere la luna. Io sono stracolpevole. Quando ho cominciato a 16 anni raggranellando i miei soldini e investendo in serate di amici in discoteca promettevo di essere capace di fare fuoco e fiamme. Sicuramente ho imparato molto e molto in fretta. Ma è un modo rischioso di imparare perché si possono deludere le aspettative e perdere committenti che credono in voi.

5. Non credere nelle proprie capacità. Segue dal punto precedente che è necessario sapere cosa si è capaci di fare, e crederci fino in fondo. La confidenza nelle proprie capacità è il miglior strumento promozionale del proprio business. Il cliente capisce immediatamente che sapete di cosa state parlando, così come si rende conto altrettanto velocemente del contrario.

4. Cercare di fare tutto. Mea culpa, ancora. In inglese mi si definirebbe control freak ovvero mostro del controllo. In effetti ho sempre pensato che certe cose è meglio farle da solo che condividerle con una squadra. E' sono ancora convinto della validità di questo concetto. Il piccolo problema è che non è possibile assicurare standard di qualità per eventi sopra le 200 persone se non si dividono i compiti. In quest'ottica è importante circondarsi di persone che la pensano alla stessa maniera in quanto ad obiettivi.

3. Essere irresponsabili economicamente. Ancora una volta la riflessione è duplice. Un'attenzione particolare ha il budget dell'evento e l'interazione di esso con i clienti. Uno sforzo notevole deve essere in egual maniera indirizzato ad assicurare la sanità finanziaria dell'agenzia in cui si opera. Il punto 6 è qualcosa che può seriamente compromettere la stabilità economica di un'agenzia, così come le spese eccessive. Se siete lesti come Clint Eastwood in quanto a mano al portafogli, il mio consiglio e di preporre una persona che si occupa della contabilità e dei flussi di danaro.

2. Non sapere il prezzo della vostra prestazione. La psicologia del consumatore indica che un prezzo troppo basso può far percepire il vostro servizio come non adeguato, così come un prezzo troppo alto può apparire ingiustificato. Sapere quanto il cliente è disposto a pagare è fondamentale per poter arrivare a fine anno contenti. In questo senso è importante interloquire col cliente capire le sue esigenze, ma anche saper tradurre le esigenze in ore di lavoro.

1. Avere obiettivi modesti. Qual'è la vostra aspirazione professionale? Se vi siete aperti un'agenzia così come avreste aperto un ristorante ci sono poche probabilità di successo. Se al contrario siete convinti e motivati e pensate di poter arrivare in fondo è fondamentale crearsi degli obiettivi. Questi ultimi devono essere misurabili e concreti, così come realistici. Il mio obiettivo quando ho cominciato è stato arrivare ad essere coordinatore di un evento. Ora che comincio la mia avventura in solitario gli obiettivi cambiano....

I principi della Non conferenza e dell'Open Space

2007-09-17T16:16:00.000+02:00

I principi della Non Conferenza e dell'Open Space danno uno schiaffo serio ai principi dell'Organizzazione Eventi.

I Principi:

- Chiunque partecipi, erano le persone giuste
- Qualunque cosa succeda, era quello che doveva succedere
- A qualunque ora si cominci, era l'orario giusto per cominciare
- Quando è finita è finita

Legge dei due piedi

- Se pensi di non stare apprendendo e/o di non poter dare il tuo contributo in nessuna maniera e in nessun momento, è tua responsabilità adoperare i tuoi due piedi per trovare un gruppo dove puoi apprendere e/o contribuire.

Se messi in pratica non vedo come l'evento non si traduca in instant success

Bollenti Spiriti Creative Camp. La Non Conferenza in pratica

2007-09-17T14:48:00.000+02:00

A seguito del mio precedente post, vi invito se siete di passaggio da Bari a dare un'occhiata ad un esempio di Non Conferenza che si terrà il 28/09/2007 organizzata da Bollenti Spiriti e, ovviamente, da tutti i partecipanti.

Vi invito a registrarvi e a proporre argomenti cliccando qui

Gestione Open degli eventi. BarCamp e la Non Conferenza

2007-09-16T18:32:00.000+02:00

Da qualche tempo sto affrontando lo spinosa questione di applicare il metodo open all'organizzazione degli eventi. Ho scritto qualcosa di più sul mio blog in Inglese, ma ho deciso di scrivere su questo argomento anche in Italiano.

Dunque, il dato di fatto è che le conferenze o gli eventi intesi come happening su invito sono una pratica appartenente più al 20 secolo che all'era dei Meetup e di Twitter.

Devo ammettere la mia tremenda ignoranza nell'essermi avvicinato agli argomenti di BarCamp e Non Conferenza solo negli ultimi tempi (a tal proposito vi invito a visitare 4 ever Young su open source marketing e BarCamp)

Bene, mi sono riproposto di colmare immediatamente la mia lacuna. In effetti la risposa è stata davanti ai miei occhi da un bel pezzo. L'open source marketing e il Cluetrain Manifesto non parlano d'altro, ridare il controllo al consumatore. Cosa questi bei movimenti ci dicono è che il consumatore come utente finale ha diritto a farsi le cose da sè. In effetti il consumatore è capacissimo di farlo. Di certo non c'è l'esigenza di fantomatici personaggi che sanno cos'è meglio per il consumatore stimolandolo con le più meste tecniche di condizionamento.

Ancor meno necessaria l'associazione tra stimoli sessuali e prodotto così tipicamente italiana che sta facendo sfaceli tra le nuove generazioni. Comunque, senza perdere il focus dell'argomento, il consumatore sa cos'è meglio per il suo bene e di certo non necessita di fantomatiche figure paterne alla guida. Bene questo metodo di pensiero può sicuramente essere applicato al nostro campo di interesse.

Partendo infatti dai contenuti di un evento, sarebbe d'uopo lasciare che chi partecipa ad un evento sia in controllo delle tematiche. Troppe volte ho visto schede di feedback dove i partecipanti lamentavano una non rilevanza argomentativa o l'inadeguatezza di un relatore. D'altra parte è un dato di fatto la presenza di comitati scientifici che sanno cos'è meglio per il partecipante e sistematicamente sentenziano su cosa si fa, chi lo fa e a chi è concesso partecipare.

Il tutto negli interessi degli sponsor, dice la mia parte anti-capitalista. Su questo avrei qualcosa da ridire. Sono infatti convinto che gli sponsor siano molto più contenti di persone soddisfatte che di esposizione alla marca con la peggiore delle attitudini. In questo senso migliaia di studi dimostrano la positiva relazione tra coinvolgimento del consumatore nel processo produttivo e soddisfazione finale. Dunque più spazio ai partecipanti, anche perchè se non partecipano che partecipanti sono?

Si ma come...

Bhé nell' epoca del social networking e della comunicazione at the speed of light settare ad esempio un forum di discussione sul sito dell'evento non costa nulla. Questo per fare un esempio. ma sono sicuro che ci sono centinaia di soluzioni applicabili in base al cambiare del contesto.

Cosa significa questo per chi organizza eventi? In mio parere grandi opportunità di business. Perchè ogni comunità open ha bisogno di competenze, educazione ed esperienza. Chi lavora negli eventi può coordinare, guidare e dare soluzioni, ma il controllo e il mantenimento dello status quo sono una cosa del passato.

Come cambia allora il ruolo di chi organizza? Bhè ho visto persone che si comportano mamme e papà guidando delegati o partecipanti come bambini verso il buffet o il banco registrazione, magari contornando il tutto con palloncini e composizioni floreali per trasmettere quel bel senso di protezione. Enough is enough come recitava quella canzone o I will survive come recitava quell'altra.

Ma ci vuoi togliere il lavoro? Di solito chi vuole mantenere lo status quo perchè non ha nulla da offrire la pensa in questa maniera. Io ho sempre visto la competizione come crescita e l'open è il più grande degli stimoli in questo senso. Quindi let's go open e vediamo cosa succede.

10 consigli per un organizzatore di eventi di successo

2007-09-16T12:16:00.000+02:00

Come ho detto in precedenza sto organizzando le idee per aprire la mia agenzia di organizzazione di eventi dopo dieci anni nella professione.

Ho deciso di mettere nero su bianco (e condividere) il mio decalogo delle buone abitudini:

10. Essere impegnati nel lungo periodo. Organizzare è un lavoro non un hobby.

9. Chiedere aiuto quando mancano le competenze. Non tentare mai di saper fare tutto perché chi partecipa si aspetta il meglio.

8. Imparare a dire di no. Troppi progetti, impegni e responsabilità concomitanti possono compromettere la qualità di quello che si propone.

7. Imparare a dire di sì. Progetti ambiziosi che richiedono impegno ma che possono essere portati a termine richiedono un pò di coraggio.

6. Cercare nuove occasioni. Cercare di generare business sempre e comunque.

5. Guardare a sé stessi criticamente. Ovviamente in maniera costruttiva.

4. L'ultimo evento è sempre meglio del precedente e sicuramente non all'altezza del prossimo. Cercare di migliorare.

3. Dire grazie. La squadra con cui si lavora è tutto.

2. Essere sempre un passo avanti. Gli eventi pagano e i competitori sono molti, essere il meglio nella propria nicchia paga.

1. Divertirsi. Ogni altra professione mi annoierebbe alla morte.

Come aprire la propria agenzia di organizzazione di eventi

2007-09-07T16:40:00.000+02:00

L'industria degli eventi è in continua espansione. Dopo aver lavorato negli eventi per più di 10 anni ho deciso di cominciare un'avventura in solitario e quindi aprire la mia agenzia. Dopo aver preso la decisione fatidica ho notato che la strada era abbastanza in salita perché non avevo le informazioni necessarie.

Così ho deciso di guardarmi attorno e carpire un pò di informazioni. Ho comprato un pò di libri, ho visto qualche sito di agenzie di organizzazione e ho provato a mettere giù qualche idea. Dopo di ciò ho pensato che il mio blog sarebbe stato di grande aiuto per darmi una mano ad organizzare le idee e magari condividere qualche consiglio.

Quindi ecco la mie prime riflessioni su cosa ci vuole per cominciare un'agenzia:

> Prima di tutto devo trovare la mia specialità. Ho organizzato eventi di intrattenimento e congressi con 300 delegati. Queste sono le mie specialità. Nonostante ciò, sono molto attratto dalle potenzialità del wedding planning dove non ho alcuna esperienza.

Ho letto durante il mio MBA che le piccole e giovani aziende devono concentrarsi su competenze chiave per espandersi e penso che la mia riguardi le conferenze.

> Ho bisogno di persone vicino che sappiano colmare le mie falle. Ho sicuramente competenze nel marketing e nel controllo. D'altro canto in un'agenzia di eventi bisogna occuparsi di:

Creatività. Per il design degli eventi
Contabilità. Per il budget
Controllo. Per la logistica
Gestione del rischio. Per la sicurezza
Grafica. Per materiale pubblicitario e siti web
Marketing. Per le decisioni relative al prezzo, promozione e concezione dell'evento.
Vendita. Per trovare nuovi clienti

Sono sicuro di poter gestire solo alcuni di questi aspetti. Per gli altri ho pensato a corsi brevi, economici e specifici su argomenti in cui non sono ferrato. Questo avendo a disposizione un pò di tempo. Altrimenti affidare aree sensibili come la contabilità può essere una buona soluzione. In questo caso anche qualche studente o fresco laureato può abbattere i miei costi.

E questo per ora è tutto, sono aperto a suggerimenti.

Eventi di successo? Si ma ad ognuno il suo ruolo

2007-09-06T14:33:00.000+02:00

Come detto in precedenza è fondamentale capire le dinamiche tra le parti coinvolte in un evento. Di sicuro è cruciale capirne il ruolo, l'influenza sull'evento e la posta in gioco di ognuno.

Alcuni suggerimenti si applicano ad ogni forma di evento, sia esso una conferenza o un matrimonio, un concerto o una raccolta fondi.

Capire le parti con cui si ha a che fare. Innanzi tutto è mia pratica mettere nero su bianco chi partecipa all'evento e i suoi interessi. Non dò mai nulla per scontato e di solito quando scrivo mi rendo conto di supposizioni mentali che si rivelano in seguito inesatte. Pensate ai ruoli in una conferenza ed in un festival. Confrontatevi con la tabella qui sotto e capirete la differenza tra il pensare e lo scrivere nero su bianco.
Capire le motivazioni di ognuno. Perchè un particolare gruppo di persone è coinvolto nel tuo evento? Quali sono le sue esigenze? Quali sono i suoi bisogni e soprattutto cosa si aspettano dall'organizzazione?
Dare priorità. Forse l'aspetto con più impatto sulla riuscita finale. Una volta che ho scritto nero su bianco gli attori e le loro aspettative, conferisco un impatto di queste aspettative sulla riuscita dell'evento e sulla mia reputazione. E' importante soddisfare le esigenze di tutti, ma obiettivi chiari indicano la priorità di soddisfare innanzitutto alcune esigenze.
Capire la forza della comunità. Le comunità sono sia partecipanti che giudici di un eento, Capire la forza delle comunità e rispettare il loro ambiente pò diventare un eccellente strumento promozionale per l'evento stesso.

Ecco una lista ipotetica di attori di due diversi eventi:

10 Strategie per un evento di successo

2007-09-06T11:38:00.000+02:00

Qualche suggerimento che di solito fa la differenza, qualunque sia il vostro evento una conferenza, un concerto, una festa o un matrimonio.

10. Impostare obiettivi chiari. Al fine di comprendere se si è fatta la cosa giusta durante un evento, è fondamentale avere obiettivi misurabili, realistici, specifici e inquadrabili in una scadenza temporale. Avere obiettivi che rispettano questi parametri aiuta nel capire cosa è importante durante un evento ma soprattutto indica se un evento ha avuto successo o meno. Nel mondo intangibile dei servizi, avere obiettivi chiari aiuta a dare ai committenti, agli sponsors e ai partecipanti, criteri oggettivi di giudizio.

9. Scegliere il team con attenzione. Due persone che contribuiscono, ascoltano e ritengono che il conflitto debba essere solo costruttivo, possono bastare per un meeting con 600 delegati. Bisogna sicuramente cercare questo tipo di persone.

8. Organizzare il Marketing. Il marketing è una scienza, di certo non il mostro cattivo della pubblicità. Marketing significa informare persone con un'esigenza che esiste un'ottima soluzione. Per un evento un buon marketing si traduce in riduzione del rischio di avere posti vuoti, bassa partecipazione di sponsor, poco coinvolgimento degli enti pubblici. Le 4 P sono sicuramente un concetto vetusto ma siamo sicuri di sapere quali sono le 4 P del nostro evento.

7. Pianificare. Pensare a cosa succederà un'ora, un giorno o due settimane da oggi è una fondamentale caratteristica del Planner. Pianificare e tentare di controllare ciò che succederà è cruciale affinchè non si verifichino continue situazioni di crisi.

6. Identificare i propri Target. Perché il 70% del pubblico della vostra conferenza sui problemi dell'anzianità è fatto di studenti annoiati? Sicuramente perchè non si è identificato il pubblico di riferimento, non lo si è descritto abbastanza e quindi si è persa la possibilità di coinvolgerlo. Il danno per gli sponsor potrebbe compromettere la vostra reputazione.

5. Promuovere bene. Tutto è al suo posto....tavoli, sedie, microfoni, proiettori, buffet, ma perchè in una sala per 600 persone ci siete solo voi e il personale di accoglienza? Questo è uno scenario possibile se non si informa il proprio pubblico che sta succedendo qualcosa di davvero importante e rilevante per loro.

4. Capire i ruoli. Chi è coinvolto nell'evento? Chi ne trarrà beneficio? Chi ha investito di più nell'evento?

3. Dare priorità. Chi ha priorità di essere soddisfatto nelle aspettative relative all'evento? E' fondamentale dare priorità alle esigenze di partecipanti, sponsors, fornitori, relatori, artisti etc. Nel fare ciò bisogna porsi una domanda: quale esigenza è più importante per la buona riuscita dell'evento e quindi perché la mia reputazione di planner ne tragga beneficio.

2. Monitorare la soddisfazione. Come detto in precedenza i servizi non sono come una saponetta. Non si possono toccare, odorare, vedere fisicamente. Il planner consapevole sa come misurare la soddisfazione di chi ha partecipato all'evento e soprattutto sa quanto questi risultati possano influenzare il giudizio di sponsor e committenti.

1. Sapere cosa sta succedendo. L'unica capacità del planner rispetto ad un essere umano qualunque è avere il dono dell'ubiquità. Questo superuomo sa' cosa sta succedendo nell'area buffet a dieci minuti dalla fine della conferenza mentre si passa il microfono all'ultimo relatore. Inoltre, ha già informato gli steward e le hostess su dove guidare la gente al termine della sessione e il catering sulle esigenze dietetiche del main sponsor. Bisogna farsi domande costantemente e rispondervi velocemente.

Segmentazione e identificazione dei Target di un evento

2007-09-05T11:52:00.000+02:00

Identificare il target di un evento è sicuramente cruciale al fine della buona riuscita del progetto. Avere obiettivi chiari aiuta a scegliere la corretta strategia, promozione, prezzo e location.

Al fine di scegliere correttamente il destinatario del nostro evento si rende fondamentale segmentare il mercato. La segmentazione è una delle tecniche di marketing meno capite.

La segmentazione può avvenire su base:

> Geografica
> Demografica
> Psicografica
> Comportamentale

La segmentazione su base comportamentale è quella che le business schools insegnano come il miglior metodo per selezionare un target.

Il passo successivo è di scegliere uno (o massimo tre) segmenti e di posizionare l'evento all'interno di essi. Una regola per la scelta dei corretti segmenti è che siano misurabili, accessibili, profittevoli e raggiungibili.

Come detto in precedenza, la segmentazione identifica segmenti target che semplificano le decisioni relative alle 4 P del Marketing (Prezzo, Promozione, Distribuzione, Location). Per quello che riguarda la promozione uno degli strumenti più usati relativi alla segmentazione è la griglia di Rossiter & Percy.

Questa griglia facilita le decisioni relative a che tipo di messaggio indirizzare al segmento di riferimento. Eccola in versione inglese.

Per chi necessitasse chiarimenti in italiano, vi prego di usare la sezione contattami in alto a destra.

Cosa inserire in un budget

2007-09-04T20:12:00.000+02:00

Uno degli ostacoli più significativi per chi coordina o gestisce un evento è mantenere tutto sotto controllo.

Per farlo in maniera corretta è importante aver suddiviso l'evento in piccoli pacchetti di attività. Ok, ma quali attività? Molto spesso mi è capitato di rendermi conto che qualcosa andava pianificato quando ormai era troppo tardi.

Ho quindi consultato delle mappe di attività che mi indicassero a mo' di checklist le cose da fare nella fase di brainstorming. Inutile dire che queste mappe diventano ancora più importanti quando si parla di budget.

Questo è un esempio (in inglese) con qualche idea che appartiene sicuramente alla maggior parte degli eventi, grandi o piccoli.

Uno degli ostacoli più significativi per chi coordina o gestisce un evento è mantenere tutto sotto controllo.

Questo è un esempio (in inglese) con qualche idea che appartiene sicuramente alla maggior parte degli eventi, grandi o piccoli.

Esempio di Work Breakdown Structure

2007-08-31T18:01:00.001+02:00

Una Work Breakdown Structure (Struttura di scomposizione del lavoro) aiuta ad organizzare cosa bisogna fare per passare dalle parole ai fatti. Un evento può essere infatti vivisezionato in piccoli pacchetti di attività. Ci sono diversi benefici in organizzare il lavoro in questa maniera, come ad esempio identificare chi fa cosa e successivamente calcolare il tempo richiesto per svolgere una determinata attività.

Ci sono diversi livelli di pacchetti che possiamo creare nel concepire una WBS:

Un esempio di primo livello potrebbe essere questo:

Conferenza

Relatori – Location – Marketing – Registrazione

Questa scomposizione dimostra una suddivisione abbastanza generale delle aree da coprire per una piccola conferenza,

Nel secondo livello di divisione si può notare cosa bisogna fare perchè il luogo dell'evento sia pronto ad ospitarlo.

Location

Decidere Location – Fare sopralluogo - Prenotare Location – Sicurezza

Il terzo livello della nostra WBS ci dice di più riguardo gli aspetti legati alla sicurezza:

Sicurezza

Contattare Prefettura – Contattare Agenzia Security – Disegnare Mappa Uscite di Sicurezza

Uno strumento per identificare le aree da coprire e i relativi pacchetti di attività si trova qui.

La prassi mi ha insegnato che di solito è meglio evitare WBS troppo specifiche in quanto la sua funzione è quella di sintetizzare. D'altro canto vanno evitate WBS troppo superficiali perchè potrebbe risultare un esercizio di stile che mette per iscritto l'ovvio.

La scelta è vostra

Work Breakdown Structure

2007-08-31T16:56:00.000+02:00

Gli eventi possono essere visti come piccoli progetti, attività uniche concepite per soddisfare le esigenze di un gruppo particolare di persone.

Come per i progetti, gli eventi hanno specifiche esigenze di performance. Questo significa che devono essere realizzati in tempo e all'interno di un budget ben definito.

In quest'ottica, gli eventi possono essere visti come una serie di attività che devono essere completate in una sequenza cronologica.

Questi pacchetti di attività possono essre organizzati in un metodo chiamato Work Breakdown Structure

In base al grado di complessità di un evento si può decidere se adottare una WBS o meno. Il più delle volte questo metodo si rende utile in quanto mappa i processi, assegna le attività al team e controlla la tempistica del processo.

Per ulteriori chiarimenti sono a disposizione.

Software gratuito per il Project Management

2007-08-31T15:52:00.000+02:00

Per coloro impegnatissimi nella gestione del loro prossimo progetto, considerate l'utilizzo di Basecamp.

Si possono ottenere illimitati account di collaboratori, chat in real time e 2 writeboards aperte sul quale condividere i pensieri.

Con 12$ al mese si ottiene dello spazio online e la possibilità di gestire fino a 3 progetti.

Con un'adozione di 1 milione di persone, ne vale la pena di dare un'occhiata.

Budget dell'evento

2007-08-31T15:50:00.000+02:00

Organizzare il budget di un evento è sicuramente una delle attività più delicate per chi gestisce.

I software più sofisticati sicuramente includono la possibilità di organizzare spese e introiti.

Per coloro che non usano alcun software e sono coinvolti in piccoli budget, Excel di solito rappresenta un'ottima soluzione.

Microsoft Office Online offre molti template per la gestione degli eventi. Questo mi è stato utile molte volte date un'occhiata se può interessarvi.

Benvenuto

2007-08-31T14:52:00.000+02:00

Ciao

Questo blog è il gemello italiano del blog Event Management che scrivo da aprile e che ha ricevuto già più di 6000 pviews.

La missione di questo blog è aiutare chiunque abbia a che fare con gestione di eventi e progetti con soluzioni e strumenti....per lo più facili da reperire, gratuiti o open.

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Vi invito a commentare e a partecipare per rendere l'avventura interessante.

Ciao

Julius