A journey report of Indonesia Knowledge Management and Information Technology

Penyedia Jasa Komunikasi Informasi Perlu Serius Buat Rencana Darurat

2007-02-05T15:44:00.000+07:00

03 Februari 2007, 17:56:25, Laporan Iping Supingah

Belajar Dari Banjir Jakarta
Penyedia Jasa Komunikasi Informasi Perlu Serius Buat Rencana Darurat

ssnet| Sebagai langkah antisipatif, secara teknis harusnya ada beberapa jalur alternatif yang dipunyai oleh operator atau penyedia jasa untuk kondisi darurat.

Bencana alam memang tidak bisa diduga kapan akan terjadi dan bagaimana akibatnya. Namun bukan berarti kita sebagai manusia sampai dengan batas tertentu tidak dapat mengantisipasinya.

LENDY WIDAYANA Managing Partner IDD Research and Documentary pada suarasurabaya.net, Sabtu (03/02) mengatakan, terganggunya Sentral Telepon Otomat (STO) Semanggi II di Jl. Gatot Soebroto yang sangat strategis di Jakarta karena banjir Jumat (02/02) kemarin mengakibatkan puluhan ribu SST di wilayah segitiga emas terputus. Sebenarnya ini sudah pernah terjadi ketika jaman Menparpostel JOOP AVE tahun 1996 lalu.

Kata LENDY, di layanan internet kerugian juga dialami oleh pelanggan internet Speedy PT. Telkom. Karena simpul akses se Indonesia ke gerbang internet internasional yang berada di Jakarta mengalami gangguan juga akibat banjir. Praktis pelanggan Speedy PT. Telkom di luar Jakarta pun terkena imbasnya.

Menurut LENDY, populasi pelanggan di Jakarta memang besar, namun pelanggan Speedy bukan hanya di Jakarta. Di manapun mereka, sebagai pelanggan semuanya menuntut ketersediaan (availability) akses yang sama. Jika menyangkut layanan publik secara massal seharusnya desain sistem informasi komunikasi wajib memasukkan unsur disaster recovery (pemulihan dari bencana) dan contingency planning (rencana darurat) sebagai bagian dari SLA (Service Level Agreement). Dari waktu ke waktu masyarakat kita hidupnya sudah semakin tergantung dengan sistem komunikasi informasi. Jadi jika terjadi gangguan, dampak ekonominya pastilah sangat besar.

"Sebagai langkah antisipatif, secara teknis harusnya ada beberapa jalur alternatif yang dipunyai oleh operator atau penyedia jasa. Apabila tidak dalam kondisi darurat jalur alternatif tersebut juga dapat digunakan untuk memperbesar total aggregate bandwidth. Protokol IP (Internet Protocol) sebenarnya didesain untuk menjadi tulang punggung komunikasi data yang memungkinkan kesetaraan bagi semua layanan dari lapisan fisik, jaringan, hingga aplikasi. Artinya, sistem dapat tetap dan akses tetap dapat dilakukan sekalipun terjadi gangguan baik itu mulai sambungan fisik komunikasi, hingga seluruh data atau informasi yang ada dalam sistem," paparnya.

Menurut LENDY, semuanya memang perlu biaya, tetapi cost dan investasi sistem yang redundant seperti itu adalah konsekuensi logis jika melayani publik. "Saya yakin, operator atau penyedia jasa apalagi pemain skala nasional pasti mampu membangun sistem seperti itu" ujarnya.

Masih dalam kerangka rencana darurat, kata LENDY WIDAYANA, antar operator atau penyedia jasa seharusnya mempunyai kerjasama khusus untuk menghadapi keadaan darurat. Misalnya, pembukaan jalur akses ke gerbang Internet yang dimiliki masing-masing operator secara reciprocal (timbal balik). Secara teknis, hal tersebut sangat memungkinkan. Secara finansial, bisa dihitung. Masalahnya mungkin hanya pada good will untuk melakukan koordinasi satu sama lain.

"Masih banyak tantangan ke depan di sektor infrastruktur informasi komunikasi, kebersamaan kita sebagai operator, pebisnis dan praktisi khususnya dalam situasi darurat seperti saat ini sedang diuji," tuturnya pada suarasurabaya.net.

Penyerapan Aplikasi TI Masih Lamban di Level Korporat

2007-02-03T00:42:00.000+07:00

28 Januari 2007, 18:30:32, Laporan Iping Supingah

Penyerapan Aplikasi TI Masih Lamban di Level Korporat

ssnet| Teknologi informasi (TI) komunikasi telah merasuk ke semua lapisan masyarakat di Indonesia. Namun di dunia bisnis pemanfaatan teknologi ini masih lebih cepat adopsinya di tingkat pengguna perorangan ketimbang di level korporasi. Mengapa demikian?

LENDY WIDAYANA Managing Partner IDD Research and Documentary pada suarasurabaya.net, Minggu (28/01) mengatakan, banyak perusahaan belum dapat memadukan kemampuan teknologi informasi dengan kebutuhan bisnisnya secara utuh. Teknologi informasi hanya dipandang sebagai alat bantu (tools), bukan sebagai enabler bagi daya saing.

"Dari pengalaman dan pengamatan selama ini, kondisi ini bukan saja terjadi di perusahaan kecil menengah, tapi masih banyak terjadi juga di perusahaan besar di Indonesia. Di level korporat harus diakui bahwa adopsi teknologi informasi komunikasi lebih cepat di lingkungan PMA. Hal ini karena mindset para top manager sampai ke level eksekusi memang dipaksa untuk itu," ujarnya.

LENDY menambahkan, pendekatan People-Process-Technology selalu menjadi pegangan dalam perpaduan manajemen dengan teknologi. Masih melekat dalam budaya kita, kalau orang asing yang bicara kita lebih percaya walaupun sebenarnya solusi teknologinya sama dengan yang dikuasai oleh orang lokal.

Menurutnya, memadukan teknologi informasi komunikasi dengan bisnis memang tidak bisa plug and play. Walaupun tidak sampai level teknis, di jaman sekarang pihak manajemen organisasi dituntut mutlak memahami kemampuan dan keterbatasan teknologi. Sebaliknya, orang teknis dalam organisasi dapat merangkai teknologi menjadi solusi bagi bisnis. Awal masalah adalah tersendatnya komunikasi kedua unsur ini.

Kata LENDY mantan Executive Director di Ciputra Cyber Institute ini, yang sering dilupakan juga bahwa keberhasilan implementasi teknologi informasi komunikasi di level korporat memerlukan pendekatan top-down, atas ke bawah. Tidak bisa bottom-up, karena diperlukan perubahan tata kerja yang punya implikasi luas.

"Jadi tidak mungkin seorang atau kelompok bawahan yang menjadi lokomotif perubahan. Sebagai contoh, saya menyaksikan sendiri ketika seorang Direktur Utama sebuah perusahaan daerah di Jawa Timur terjun langsung ke setiap meeting sistem informasi dan melihat sendiri bagaimana proses instalasi server dan sistem keamanan secara rinci. Setiap perubahan memerlukan strong leader, inilah tantangan leadership para top manager di era Change or Die ini," ungkap LENDY WIDAYANA Managing Partner IDD Research and Documentary pada suarasurabaya.net.

Soft Skills Sangat Diperlukan Profesional IT

2006-12-12T11:21:00.000+07:00

11 Desember 2006, 11:07:44, Laporan Iping Supingah, SuaraSurabaya.Net

ssnet| Kualitas technical skill orang IT Indonesia tidak kalah dibanding dengan negara lain. Namun saat ini elemen soft skills masih diabaikan.

"Dalam sebuah breakfast meeting dengan mitra saya seorang vice president sebuah perusahaan Information Technology yang beroperasi di kawasan Asia Tenggara, diskusi kami banyak membahas soal communication & soft skill yang sangat diperlukan oleh korporat dan individu profeisional yang bergerak di dunia IT," ungkap LENDY WIDAYANA, Managing Partner IDD Research and Documentary pada suarasurabaya.net, Senin (11/12).

Kata LENDY, kalau menengok ke belakang, kebangkitan ekonomi digital Amerika Serikat yang dimulai di era BILL CLINTON adalah setelah pernyataan yang sangat inspiratif dari AL GORE Wakil Presiden di UCLA bulan Januari 1994 tentang "Information Superhighway".

Melihat pada sederet nama besar seperti BILL GATES (Microsoft), LARRY PAGE (Google), STEVE JOBS (Apple), MICHAEL DELL (Dell), JEFF BEZOS (Amazon.com), TERRY SEMEL (Yahoo!), mereka adalah orang-orang yang piawai dalam hal public relations bukan saja di internal perusahaan sebagai inspirator dan motivator, tetapi mampu menggalang berbagai aliansi strategis dengan berbagai perusahaan lain.

Selain itu, setiap pernyataan publik mereka sangat strategis bagi kepentingan pergerakan nilai saham perusahaan yang mereka nahkodai.

Kata LENDY, seperti ditulis oleh DAN PINK dalam buku larisnya "A Whole New Mind" yang menyatakan bahwa "soft skills have become the source of economic survival" memang di dunia yang makin ketat persaingannya saat ini profesional IT tidak cukup punya technical skill.

"Sepengetahuan saya kualitas technical skill orang IT Indonesia tidak kalah dibanding dengan negara lain. Namun kemampuan berkomunikasi, kepemimpinan (leadership), teamwork dan organisasi, adalah elemen soft skills yang masih diabaikan baik di sekolah maupun perusahaan yang bergelut di bidang ini," ujarnya.

Menurut LENDY, dalam berkomunikasi, banyak terjadi seorang karyawan punya gagasan dan kecakapan tinggi di bidang IT, tetapi ia tidak mampu berbicara secara interpersonal apalagi di depan publik untuk meyakinkan pimpinan perusahaan apalagi investor tentang gagasannya itu.

Menyangkut kepemimpinan (leadership) dijelaskan LENDY, sukses manajemen perusahaan IT adalah sangat tergantung pada pola kepemimpinan mulai dari pemilik hingga pengelola. Dengan dalih tidak mengerti soal IT tidak jarang sang boss di perusahaan juga tidak dapat menjadi inspirator dan motivator bagi kesuksesan perusahaannya. Padahal IT sarat dengan ketergantungan pada sumber daya manusia bermotivasi tinggi untuk mencipta, bersaing dan memberi solusi bagi pelanggan.

Sedangkan budaya kerja secara teamwork dan organisasi adalah tantangan keras profesioanal IT yang punya kecenderungan bekerja secara individual. Bisnis sangat menuntut kecepatan, bekerja secara individu dapat menghambat kinerja tim secara keseluruhan.

Ditegaskannya, banyak juga pekerja IT yang menganggap bahwa pekerjaan mereka bak seorang seniman yang sangat tergantung mood. Kalau perusahaan bukan milik kita sendiri argumen seperti itu tidak berlaku.

Bagaimana dengan membangun daya saing Indonesia? Harap maklum jika perkembangan teknologi informasi komunikasi negeri ini seolah berjalan di tempat, karena para petinggi negara ini tidak pernah mengomunikasikan secara sistematik, konsisten dan menggugah masyarakat secara terus menerus tentang peran penting teknologi informasi komunikasi bagi masa depan bangsa Indonesia, paparnya.

Managing Partner IDD Research and Documentary ini mengatakan, ketika saat ini IT sudah menjadi komoditi dan informasi dunia telah menyatu karena internet, untuk membangun persepsi secara nasional dan global, saat ini Indonesia lebih memerlukan kolaborasi antara lembaga dan pakar di bidang komunikasi dengan para industrialis, praktisi dan ahli di bidang teknologi informasi komunikasi.

Sumber URL : http://www.suarasurabaya.net/statis/11122006/36222.html

Ngobrol IT di Balikpapan, 23 Nopember 2006

2006-11-23T18:32:00.000+07:00

Kamis, dua puluh tiga Nopember 2006 sore, sambil menunggu jadwal pesawat untuk pulang malamnya, saya sempat ngobrol bersama Ladung dan Bismar soal perkembangan dan dinamika komunitas IT di Balikpapan. Komunitas adalah basis kekuatan untuk mengembangkan knowledge di dunia IT yang berkembang sangat cepat.

Bersyukur setelah cukup lama bergelut dalam dunia manajemen di IT sampai saat ini saya masih suka dengan hal-hal yang sangat teknis. Ini mungkin resep bagus supaya kita tidak stagnan dan terus berinovasi.

Sambil ngobrol, saya sempat motret suasana beringsutnya sang surya di pinggir pantai yang saat itu horizon dipenuhi awan pekat, tapi semuanya masih menyisakan keindahan alam di Balikpapan.

Implikasi luas jaringan akses Internet kecepatan tinggi.

2005-09-14T17:11:00.000+07:00

Tidak seperti layaknya koneksi internet biasa dengan dial-up yang saat ini terasa makin lambat. Jaringan pita lebar atau yang biasa disebut broadband (ratusan kilobit hingga megabit per detik) di Internet saat ini mulai banyak digunakan sampai ke tingkat pengguna rumahan kota besar. Akses Internet broadband memungkinkan kita dapat menikmati berbagai aplikasi berbasis Internet yang sebelumnya sulit atau bahkan tidak mungkin dilakukan dengan saluran dial-up, seperti Video on Demand, TV online, Radio online, telepon melalui Internet (VoIP), game interaktif online, dan sederet aplikasi interaktif lain berbasis Internet yang semakin menarik dari waktu ke waktu. Kecepatan akses melalui jalur pita lebar Internet ini seolah sama atau bahkan lebih cepat dibanding kita membuka sebuah aplikasi dari hard disk komputer lokal. Pendeknya, Internet kecepatan tinggi berdampak perlu ada redefinisi dan pemetaan ulang bisnis. Di Amerika, menurut Business TMC net, raksasa search engine Google dikabarkan akan mengratiskan akses Wi-Fi di Amerika. Langkah Google ini diramal akan menghancurkan bisnis operator macam SBC, Verizon dan lain-lain. Teknologi VoIP oleh pengamat diidentikkan dengan teori E=M*C2 nya Einstein yang menjadi, Matinya Operator Telekomunikasi = Free WiFi * Free VoIP2.

Terobosan untuk efisiensi dan mencerdaskan orang Indonesia.

Negara-negara lain telah berlomba membangun infrastruktur Internet kecepatan tinggi. Dampaknya, arus informasi menjadi semakin deras dan cepat. Kecepatan dan akses informasi yang semakin luas adalah daya saing suatu bangsa. Jika bangsa kita tertinggal membangun infrasturktur informasi dan komunikasi, ibarat siput beradu lari dengan seekor cecak. Maka jelas si siput kalah.

Agaknya pembuat kebijakan di negeri ini harus lebih percaya bahwa rakyat dari pelosok negeri ini sampai pada pelaku bisnis swasta di gedung bertingkat kota besar saat ini sudah dapat membangun sistem komunikasi berbasis Internet yang murah secara swadaya. Bukankah cara itu sebenarnya meringankan anggaran pemerintah ? Secara de-facto, teknologi wireless broadband network yang ada saat ini sangat memungkinkan untuk menjadi tulang punggung informasi komunikasi sampai pelosok pucuk gunung dimanapun wilayah negeri ini. Pemerintah daerah tingkat dua-pun dapat mulai bersaing dengan daerah lainnya dengan membuka lebar jalur akses informasi dari dan untuk masyarakatnya.

Negara kita saat ini sudah lama mengalami masa sulit. Artinya, kita perlu menghilangkan berbagai sumber inefisiensi, termasuk membuang regulasi yang kontra produktif terhadap perluasan akses informasi bagi masyarakat. Dengan membangun jalur komunikasi informasi kecepatan tinggi yang dapat dibangun sendiri oleh masyarakat, negara bisa menghemat banyak hal, namun sekaligus membuat rakyatnya semakin cerdas. Lompatan teknologi harus ditempuh dan broadband pun tidak lagi hanya menjadi konsumsi orang kota.

Hadirnya akses Internet kecepatan tinggi jelas akan mendorong tumbuhnya industri ASP (Application Service Provider) yang akan memberi peluang bagi pengembang piranti lunak Indonesia untuk menyewakan beragam program aplikasi bisnis secara online kepada publik. Apalagi di era makin tegaknya Undang-Undang Hak Atas Kekayaan Intelektual saat ini, hal ini jelas merupakan efisiensi yang luar biasa bagi pengguna. Karena cukup dengan menyewa, tidak diperlukan lagi untuk selalu membeli piranti lunak aplikasi. Tarip sewa pun bisa diatur sesuai dengan waktu pemakaian. Cara ini juga merupakan jalan keluar bagi perusahaan kecil untuk dapat menggunakan piranti lunak bisnis dengan harga yang ekonomis dan tidak perlu membajak. Nilai plus lain, penyewa akan selalu mendapatkan versi terbaru yang dikembangkan oleh para pengembang perangkat lunak.

Untuk aplikasi pendidikan, kalau saja tidak mementingkan seremonial dan pengaturan yang aneh-aneh, detik inipun dengan program gratis seperti Yahoo Messenger, audio dan video conference dapat digunakan misalnya untuk memberi pelajaran atau kuliah jarak jauh antara Surabaya dengan Jayapura. Apalagi dengan teknologi broadband, ragam konten aplikasi pendidikan yang biasanya hanya diperoleh di Jawa dapat diikuti secara multimedia di seantero negeri. Alangkah bahagianya bangsa ini, apabila murid-murid SD di Papua dapat bertukar cerita pelajaran secara multimedia dengan rekan-rekannya di Jambi. Negeri kita lebih kaya akan pesonanya dibanding negeri lain. Cuma karena kita tidak memasuki pertempuran informasi dunia yang juga dilakukan melalui Internet, popularitas kita di bawah Singapura. Tersedianya jalur Internet kecepatan tinggi, memudahkan konten pariwisata dari seluruh pelosok negeri ini semakin mudah untuk diakses juga secara multimedia oleh pengguna Internet mancanegara. Ini semua tentu saja bukan khayalan, karena teknologi yang dapat menjawab permasalahan tadi secara murah telah banyak tersedia di pasaran.

Sekalipun telah menggunakan teknologi informasi komunikasi, banyak perusahaan yang belum mengetahui bahwa dapat dijalin koneksi online untuk data, suara dan gambar yang membentuk sebuah kesatuan antarkantor misalnya antara Jakarta, Surabaya, Balikpapan dan Banjarmasin. Kesatuan koneksi online itupun dapat disambungkan langsung melalui satu saluran ke Internet untuk dipakai secara bersama-sama. Itu semua untuk perusahaan besar yang mampu. Untuk perusahaan skala UKM yang notabene adalah basis ketahanan ekonomi Indonesia, asalkan semua potensinya terkoordinir dalam jumlah tertentu, biaya akses dapat ditanggung renteng secara bersama. Penjelasan yang intens kepada pelaku bisnis di semua lapisan oleh penyedia jasa komunikasi data dan Internet khususnya di daerah-daerah, tentunya akan menaikkan permintaan sekaligus menaikkan ARPU (Average Revenue Per User) penyedia jasa. Yang akhirnya dapat menurunkan harga satuan hingga masyarakat-pun akan semakin menjangkau dan mendapat manfaatnya.

IT = Inspiration Technology atau Innovation Technology

2005-04-19T00:12:00.000+07:00

Jaman sekarang kalau pengertian IT sekadar menjadi Information Technology nampaknya akan terlalu dangkal. IT sebagai Inspiration Technolgy akan menstimulir gagasan-gagasan baru yang diperoleh akibat kemampuan teknologi itu dalam hal informasi dan komunikasi. Gagasan-gagasan baru akibat kemampuan teknologi yang terus bergulir akan menghasilkan berbagai inovasi baru bagi penggunanya (Innovation Technology). Upaya perluasan aplikasi IT bagi Indonesia menjadi lebih penting, ketimbang kesibukkan membahas mengenai fitur teknologi yang akhirnya hanya mendidik orang menjadi konsumen pengikut tren dan bukan menarik manfaat maksimal dari sebuah produk teknologi.

Kesenjangan Digital - Kesenjangan ekonomi

2005-04-19T00:11:00.000+07:00

Karena asik dengan bagaimana caranya mencapai kekuasaan dari waktu ke waktu, penguasa negeri ini memang seolah tidak peduli akan masa depan bangsanya.

Di banyak negara, juga negara-negara berkembang lain, mereka semua sibuk membangun infrastruktur telekomunikasi dan informasi, karena mereka sadar bahwa ekonomi negara di masa depan sangat ditentukan oleh knowledge bangsa itu. Knowledge bangsa dapat dibangun dengan mempersempit apa yang disebut sebagai kesenjangan digital (digital divide). Kesenjangan digital akan semakin membuat kesenjangan ekonomi suatu bangsa.

Langka, informasi media tentang aplikasi TI

2005-04-19T00:06:00.000+07:00

Ketika majalah Infokomputer muncul pada tahun '80 an (sepertinya saya masih menyimpan arsipnya), majalah ini masih menyediakan ruang bagi pemberitaan aplikasi komputer di berbagai bidang. Sungguh disayangkan, infromasi tentang aplikasi TI dalam sejak edisi-edisi tahun '90 hingga saat ini tidak lagi mendapat tempat di majalah ini.

Saat ini, masih sangat minim sekali media baik koran, majalah, tabloid tentang teknologi informasi khususnya komputer yang mengungkap tentang berbagai aplikasi dan manfaat teknologi itu. Sepengetahuan saya hanya majalah SWA melalui rubrik SWAdigital yang mempunyai rubrik khusus tentang aplikasi teknologi informasi ini.

Sebenarnya masyarakat awam sangat banyak memerlukan pengetahuan tentang aplikasi dan manfaat TI. Melalui pengetahuan ini akan timbul inspirasi dan motivasi baru untuk memanfaatkan TI dalam spektrum yang lebih luas. Karena jika media hanya membahas tentang fitur-fitur teknologi, membuat yang awam semakin awam dan kecanggihan teknologi semakin menjadi momok bagi mereka yang akan mencoba menggunakannya.

Komputer = produktivitas ?

2005-04-19T00:03:00.000+07:00

Seorang kawan baik saya seperjuangan hidup, seprofesi di era '87-'89 mengatakan kepada saya tentang pengalamannya dengan komputer sejak jaman kami dulu hingga sekarang. Di tulisan ini sementara saya belum bisa menyebut namanya, karena dia masih menduduki sebuah jabatan struktural di kampusnya.

Apa yang sering kami perbincangkan sejak dulu (kita mulai dari jaman Apple II, Apple IIe, IBM PC-8080, IBM PC XT-8088 4,77 MHz, IBM PC AT-80286) adalah antara processing power vs produktivitas kerja dengan komputer. Maksudnya, kalau kemampuan proses komputernya berlipat, tapi kemampuan kita untuk memaksimalkan kerja komputer tetap, ya berarti produktivitas kita tidak bertambah dengan kemampuan komputer itu.

Berikut cuplikan pendapat teman saya.

.............
Satu lagi sebenarnya saya ingin menyederhanakan hidup, dulu konsepnya komputer adalah alat untuk membantu pekerjaan, bisa cepat, akurat, produktif. Tapi tetep aja saya pulang jam 18, tetep aja kerja keras dan belajar untuk mengikuti trend, hanya sekedar agar bisa mengoperasikan komputer dengan benar dan produktif.

Maksud saya belajar komputer cukup 1 tahun, lalu pekerjaan rutin bisa selesai dalam 5 menit, sisa waktunya untuk istirahat, tapi malah gak abis2, software dan hardware semakin canggih, 1000x labih cepat dari jaman Scomptec tapi tetep aja kerjanya lebih dari 12 jam. Ini saya rasakan sebagai Paradoks.

Saya ingat cerita orang "bijak" begini:

Suatu hari seorang pengusaha jalan-jalan di pesisir dan menemui nelayan yang sedang duduk santai tiduran sambil menikmati rokoknya padahal baru jam 8 pagi. Terjadilah dialog yang kurang lebih begini

+ Kenapa kamu bersantai saja, padahal kalau waktunya dipakai untuk kerja kamu akan dapat uang lebih
- Kalau dapat uang lebih terus ?
+ Kamu bisa tabung dan nanti bisa beli perahu lagi lalu disewakan
- Setelah itu ?
+ Hasil sewanya bisa ditabung dan perahu bisa berkembang jadi kapal
- Lalu ?
+ Kau bisa usaha dengan kapal itu dan menghasilkan uang, lalu bisa bikin ruko, dan kamu bisa usaha macam2 di situ

- Kalau sudah ?
+ Nantinya di hari tua kamu bisa bersantai dengan menikmati hasil usahamu, itu kalau jadi.
- Memangnya yang bapak lihat sekarang saya sedang apa? Bersantai kan !?
+ . . . . .

Ya seperti itulah yang saya rasakan Pak Lendy, jadi sebenarnya saya sudah bersantai, kerja kerasnya adalah pengisi waktu dikala santai. Jadi sekarang saya ingin menyederhanakan hidup, pekerjaan kalau bisa saya delegasikan ke teman2 junior, saya hanya mengendali kuda supaya baik jalannya. Kebetulan di jurusan yang saya pegang sedang booming (untuk ukuran kampus saya) penerimaan siswa melebihi 5 jurusan di Fak.Teknik, jadi saya boleh agak santai karena penerimaan siswa jauh di atas yang ditargetkan dan boleh sak karepe..

Masih ada waktu untuk baca KM-nya pak Lendy.

Resensi : The Art of Innovation

2005-03-18T07:57:00.000+07:00

Dari bacaan buku
The Art of Innovation.
Pelajaran Kreativitas dari IDEO,
Perusahaan Desain Terkemuka di Amerika

"Rutinitas adalah musuh utama inovasi", tutur Tom Kelley, General Manager dari IDEO (http://www.ideo.com). Teamwork adalah semangat disertai galang-gagas (brainstorming) yang tiada henti adalah tindakan yang sangat menentukan keberhasilan perusahaan. Inilah yang menjadikan IDEO, sebuah perusahaan disain terkemuka di dunia memperoleh IndustrialDesign Excellence Award selama lebih dari satu dekade. Bagi kita yang belum pernah mendengar nama perusahaan ini, selain telah mendisain lebih
dari 3000 produk kelas dunia, IDEO adalah perancang mouse komputer yang dipakai pertama kali oleh Apple Computer.

Yang sangat menarik, buku karangan Tom Kelley dan Jonathan Litman dengan pengantar Tom Peters ini tidak seperti buku-buku lain tentang kisah sukses perusahaan yang lebih banyak menceritakan orangnya. Tetapi setiap halaman buku ini mempunyai fokus yang rinci tentang proses bagaimana enerji dan rahasia inovasi demi inovasi yang tiada henti dapat dihasilkan, sejak "pengertian produk, observasi, visualisasi, evaluasi, perbaikan dan implementasi". Tom Kelly memberikan ratusan contoh nyata
bagaimana melakukan observasi pada pengguna produk kliennya, 7 rahasia galang-gagas yang efektif, dan bagaimana proses iterasi suatu disain hingga sebuah produk dapat digunakan.

Buku yang telah diterjemahkan ke dalam delapan bahasa, termasuk Indonesia ini ditulis dengan gaya populer, sehingga setiap metode yang diceritakan dalam buku ini menjadi sangat inspiratif untuk diterapkan dan dikembangkan dalam lingkungan perusahaan tempat kita bekerja.

Inovasi adalah untuk masa depan yang dapat diprakirakan. Dan The Art of Innovation adalah untuk mereka yang memiliki keberanian untuk memulai sesuatu yang baru. Jadi... lanjutkan menyaksikan pertunjukkannya ! Itulah kata-kata Tom Peters pada bagian pengantar buku ini.

Semoga bermanfaat.

Buku : Knowledge Management - Meningkatkan Daya Saing Bisnis

2005-03-16T02:10:00.000+07:00

Lendy Widayana.
KNOWLEDGE MANAGEMENT - Meningkatkan Daya Saing Bisnis (127 halaman)
Penerbit : BayuMedia Publishing, Februari 2005

Setelah lebih dari tiga tahun, dengan referensi digital sebesar 600 Megabytes lebih, 20 text book dan literatur KM, ditambah sederet pengalaman baru menerapakan KM, buku ini akhirnya bisa terbit juga.

Karena peranan KM yang semakin strategis dalam organisasi apapun, mudah-mudah an buku ini bisa menambah wawasan bagi praktisi dan pemerhati KM di Indonesia.

Penulis, Pebruari 2005

Bab 1 PENGANTAR PRAKTIS KNOWLEDGE MANAGEMENT

A. Latar Belakang KM dan Ekonomi Berbasis Knowledge
B. Lahirnya Knowledge Management
C. Definisi Knowledge Management
D. Dari Data, Informasi, hingga Knowledge
E. Tipe dan Sifat Knowledge dalam Organisasi
F. Manfaat KM dalam Organisasi Bisnis
G. Kerangka Kerja Knowledge Management untuk Perusahaan

Bab 2 TUJUH LANGKAH MENYELARASKAN KM DENGAN TUJUAN PERUSAHAAN

A. Mendiagnosis Tingkat Knowledge
B. Mengadakan Sharing Vision secara Periodic
C. Membangun Organisasi Pembelajar
D. Membangun Budaya Knowledge- Sharing
E. Mengubah Knowledge Menjadi Tindakan
F. Mengukur Efektivitas Knowledge Management
G. Melembagakan Knowledge Management

Bab 3 KM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

A. Prakondisi dalam Menggunakan Teknologi Informasi
1. Intranet
2. Groupware
3. Forum untuk News dan Interaksi Pendapat
4. Knowledge- Sharing Interaktif

B. Manajemen Dokumen
1. Penyimpanan dan Pengambilan Dokumen
2. Dokumen Teks dan Gambar Kerja Pribadi dan yang Berasal dari Internet
3. Dokumen Suara dan Video
4. Perangkat Lunak Terintegrasi untuk Solusi Knowledge Management

C. Aplikasi Teknologi Informasi dalam Knowledge Management

1. Database Keahlian dan Pengalaman Personel dalam Perusahaan
2. Mendukung Penjualan dan Layanan Pelanggan
3. Awal Kisah Sukses Cisco dalam Menjalankan E-Business
4. Knowledge- Sharing dan Internet
5. Tools Teknis yang Berhubungan dengan Knowledge Management

Bab 4. Direktori Knowledge Management

Artikel : KM dan Kepuasan Pelanggan

2004-05-19T07:06:00.000+07:00

KM dan Kepuasan Pelanggan

Penulis: Lendy Widayana
Dimuat pada Harian Radar Malang

Dalam kolom ini bulan Maret 2004, penulis pernah menguraikan pendapat Michael Zack (1999) tentang tiga pilar knowledge dalam organisasi untuk menghasilkan daya saing, yaitu : 1) knowledge inti yang diperlukan sebuah bisnis (Core knowledge), 2) knowledge yang membuat keunggulan bersaing sehingga sekaligus perusahaan dapat mampu berhadapan langsung dengan pesaingnya (Advanced knowledge), 3) knowledge yang membuat perusahaan dapat merubah 'aturan main' dunia bisnis yang digeluti dan membuat perusahaan menjadi pemimpin di bidang bisnisnya (Innovative knowledge).

Knowledge (pengetahuan + pengalaman) adalah sesuatu yang berkembang. Ia tidak statis. Ibarat sebuah pohon dapat menghasilkan buah yang berkualitas jika tanahnya diolah dan diberi pupuk secara teratur. Demikian pula dalam organisasi yang mengandalkan knowledge, pelatihan dan pembelajaran yang berkesinambungan adalah nutrisi bagi organisasi.

Seluruh kepala bagian/departemen menganalisa dan melakukan pemetaan kembali potensi knowledge sumber daya manusia di jajarannya. Knowledge yang perlu dianalisa adalah yang berhubungan dengan : 1)pelaksanaan tugas pokoknya, 2)persepsi karyawan terhadap pelanggan internal perusahaan maupun eksternal (pasar). Knowledge untuk tugas pokok adalah knowledge yang disyaratkan untuk melaksanakan semua pekerjaan secara maksimal. Jika sebuah pekerjaan memerlukan alat bantu teknologi informasi, maka penguasaan semua aspek penggunaan teknologi juga merupakan ketrampilan dan knowledge yang disyaratkan. Sedangkan persepsi karyawan terhadap pelanggan adalah, bagaimana karyawan dalam setiap fungsi memahami pentingnya pelanggan, dan bagaimana sikap serta kualitas kerja yang diharapkan oleh pelanggan.

Ada tiga jenis pelatihan yang perlu terus dilakukan untuk 'penyegaran' dalam organisasi, yang masing-masing bertujuan : 1)membentuk persepsi yang utuh tentang sistem dan mekanisme kerja yang harus dilakukan, 2) mengenal dinamika perubahan pasar dan tuntutan pelanggan, 3)melatih penggunaan teknologi informasi sebagai alat bantu demi berjalannya sistem dan mekanisme kerja yang ada. Tanpa ketiga jenis pelatihan tersebut, mengakibatkan karyawan tidak akan memahami bagaimana seluruh rantai kerja dalam organisasi berikut konsekuensi logis dan dinamikanya, lalu perusahaan menjadi kurang berorientasi pada pelanggan dan investasi pada teknologi informasi sudah pasti tidak akan bermanfaat secara maksimal.

Artikel : Mengelola Informasi Untuk Perusahaan

2004-05-12T07:04:00.000+07:00

Mengelola Informasi Untuk Perusahaan

Penulis: Lendy Widayana
Dimuat pada Harian Radar Malang

Kita semua memahami bahwa informasi yang akurat, lengkap dan cepat akan mempengaruhi kualitas setiap pengambilan keputusan. Informasi adalah darah yang mengaliri (lifeblood) setiap detak nadi perusahaan/organisasi. Teknologi informasi dan komunikasi saat ini membuat semuanya menjadi semakin serba cepat, sehingga keputusan-pun dapat diambil dalam waktu yang lebih singkat. Seorang pimpinan perusahaan yang tadinya baru mengetahui kondisi perusahaan sebulan sekali namun karena teknologi informasi dan komunikasi ia dapat mengetahui kondisi 'kesehatan' perusahaan setiap hari. Kelakarnya, stress yang sebelumnya terjadi dalam periode bulanan, kini hadir dalam hitungan hari. Dalam konteks persaingan perusahaan, informasi yang cepat, harus diikuti dengan respons tindakan yang cepat. Jika tidak, pesaing akan selalu berada sekian langkah di depan kita.

Knowledge Management (KM) adalah sistem yang diciptakan agar knowledge (pengetahuan+pengalaman) organisasi dapat selalu terdokumentasi dan dapat diambil dengan cepat. Tujuannya, agar perusahaan tidak selalu mengulangi aktivitas yang sama secara berulang-ulang yang akan banyak menyita waktu, biaya dan kehilangan kesempatan. Contoh paling mudah dari penerapan prinsip ini adalah ketika perusahaan baru saja merekrut karyawan baru untuk posisi pemasaran. Seorang karyawan baru selain dibekali dengan daftar uraian tugas dan tanggung jawab (job description) dan serangkaian pelatihan tentang tugas pokoknya, lebih dari itu ia memerlukan seperangkat knowledge perusahaan dalam menghadapi pasar riil selama ini. Apabila dokumentasi knowledge perusahaan tersedia dan membentuk apa yang disebut sebagai memori organisasi (organizational memory), si karyawan baru itu akan lebih cepat dan mudah belajar serta berdaptasi dengan tuntutan pekerjaannya. Memori organisasi yang terdokumentasi juga bermanfaat agar setiap orang dapat belajar dan menghindari kesalahan-kesalahan yang pernah dilakukan organisasi pada masa lalu. Oleh karena itu, apabila memori organisasi dapat mencakup semua fungsi dalam perusahaan, melalui evaluasi yang menyeluruh akan diperoleh kesimpulan bahwa ternyata banyak aktivitas baru yang tidak selalu harus dimulai dari nol, sehingga sebenarnya banyak hal yang dapat dihemat. Pada gilirannya, waktu dan biaya akan dapat difokuskan untuk meningkatkan kemampuan inovasi produk atau jasa perusahaan kepada pelanggan.

Iklim inovasi dalam perusahaan

Jika efisiensi waktu dalam bekerja telah tercapai sehingga waktu yang tersedia dapat dialokasikan untuk melakukan inovasi, sejalan dengan itu upaya yang dilakukan adalah penciptaan iklim yang inovatif dalam perusahaan. Seorang pemimpin perusahaan perlu menyadari bahwa iklim yang inovatif tidak datang begitu saja. Menurut J.P.J De Jong dan R. Kemp (2003) kondisi-kondisi yang mendorong inovasi dalam perusahaan adalah : 1) Selalu ada tantangan kerja, 2) Keleluasaan untuk menentukan cara kerja yang berorientasi pada hasil, 3) Arah yang jelas dari perusahaan, 4) Iklim yang selalu mendukung gagasan baru, 5) Kontak eksternal yang intensif dengan pelanggan, rekanan, pemasok, bahkan pesaing, 6) Identitas perbedaan yang jelas dengan pesaing, 7) Adanya permintaan (demand) yang selalu bervariasi.

Dalam iklim yang inovatif untuk menghasilkan produk atau jasa secara lebih baik, lebih murah dan lebih cepat, perubahan adalah denyut nadi organisasi. Kalau tidak ada yang berubah, tidak ada hal baru setiap hari, gairah kerja akan menjadi menurun. Hal ini berbeda dengan kondisi organisasi yang umumnya bersifat statis dan takut melakukan perubahan, karena memang harus diakui pula bahwa seluruh tuntutan perubahan pada umumnya akan membuat rasa kurang nyaman dalam atmosfir organisasi. Ibarat awak kabin pesawat udara yang terlatih, dalam keadaan segenting apapun ia harus dapat dapat menenangkan semua penumpang yang ada di dalam pesawat, maka seorang pemimpin dalam organisasi secara kontinyu harus dapat memberi semangat sekaligus ketenangan dan pengertian bahwa organisasi hidup di alam yang selalu berubah.

Artikel : Menggalang Peranserta dan Kepedulian dalam Perusahaan

2004-05-05T07:01:00.000+07:00

Menggalang Peranserta dan Kepedulian dalam Perusahaan

Penulis: Lendy Widayana
Dimuat pada Harian Radar Malang tanggal 05 Mei 2004

Tidak bedanya di perusahaan besar atau kecil, dalam Knowledge Management (KM) yang bertumpu pada budaya knowledge-sharing (saling berbagi knowledge), hambatan terbentuknya budaya ini harus dihilangkan terlebih dahulu. Salah satu hambatan yang sering ditemui adalah lemahnya peranserta dan kepedulian seluruh karyawan akan hari esok perusahaan. Waltraut Ritter, President of Hong Kong Knowledge Management Society ketika sempat bertandang ke tempat kerja saya beberapa waktu lalu mengatakan bahwa budaya paternalistik di Asia membuat karyawan terbiasa untuk selalu meminta petunjuk atasan untuk melakukan suatu pekerjaan. Kebiasaan ini menyebabkan karyawan rikuh untuk berkreasi. Rikuh terhadap atasan karena takut salah atau dianggap sok tau. Dan kepada sesama rekan kerja karena takut dianggap cari muka.

Memang tidak ada cara yang baku untuk membentuk suatu kekuatan kerja berdasarkan knowledge di suatu perusahaan. Namun perusahaan perlu menciptakan iklim yang mendorong agar setiap karyawan dapat berlatih dalam proses berpikir dan dan meningkatkan kreativitasnya. Langkah taktis yang dapat dilakukan perusahaan adalah melakukan sigi (survei) tentang persepsi seluruh karyawan terhadap apa yang menjadi SWOT (Strength-kekuatan, Weakness-kelemahan, Opportunity-peluang, Threat-ancaman) bagi perusahaan. Seluruh hasil sigi kemudian dapat dijadikan bahan diskusi kelompok berdasarkan persamaan atau perbedaan pandangan yang berkembang. Diskusi inilah merupakan bahan pemicu awal knowledge-sharing. Tindak lanjut dari diskusi adalah mempraktikkan seluruh kesepakatan hasil diskusi yang kemudian dievaluasi dalam kegiatan knowledge-sharing berikutnya. Seluruh aktivitas ini selanjutnya dapat dijadikan kegiatan rutin perusahaan.

Komunitas praktisi

Setelah aktivitas knowledge-sharing telah bergulir, seluruh kegiatan tersebut akan lebih mudah pelaksanaannya jika dibentuk apa yang dinamakan komunitas praktisi (Community of Practice - CoP). CoP merupakan forum yang mempertemukan semua fungsi dalam organisasi untuk menggodok berbagai knowledge dengan tujuan memecahkan berbagai masalah dan menghasilkan inovasi perusahaan. Sesuai dengan namanya, CoP berorientasi pada pertukaran pengalaman praktek-praktek (best practices) terbaik yang telah dilakukan oleh karyawan. Oleh karena itu partisipasi aktif anggota sangat menentukan kualitas dari CoP.

CoP tidak merubah struktur organisasi, karena CoP bersifat informal, namun keberadaannya diakui dan mendapat dukungan penuh dari perusahaan. Agar anggota CoP bebas berdiskusi dan mengekspresikan pendapat dan pengalamannya, semua peserta diminta melepas semua atribut jabatan dan fungsi di organisasi. Seluruh hasil CoP ditujukan untuk kepentingan salah satu fungsi atau seluruh bagian dalam organisasi.

Tidak cukup dengan teori.

Dalam KM memang kita tidak cukup hanya mengandalkan teori.
Sebagian besar teori dan kumpulan pengalaman mempraktikkan KM dari negara-negara maju juga tidak dapat secara serta merta diterapkan dalam organisasi di Indonesia. Hal ini disebabkan karena banyaknya perbedaan budaya, jenis usaha, kesiapan infrastruktur komunikasi dan informasi suatu wilayah dan tingkat melek terhadap teknologi informasi. Pola pikir dan tindakan yang diperlukan adalah, teori sebagai pijakan awal, lalu disesuaikan dengan budaya setempat, dipraktikkan dan kumpulan praktek terbaik akan dengan cepat akan membentuk teori baru yang sesuai dengan kondisi di mana kita berada.

Iklim peranserta karyawan dan persaingan yang sehat dalam perusahaan memang harus diciptakan oleh manajemen perusahaan, karena iklim ini tidak terbentuk dengan sendirinya. Budaya paternalis sangat kental dengan keteladanan pimpinan sebagai pelopor perubahan. Kebijakan yang diambil oleh pimpinan perusahaan makin menuntut knowledge yang makin beragam. Pada gilirannya pemimpin memerlukan wisdom (kebijaksanaan) management yang didasarkan atas knowledge, seperti yang saya sampaikan sebagai umpan balik kepada Waltraut Ritter, dan ia pun mengiyakan.

Artikel : KM dan Objek Wisata

2004-04-27T07:16:00.000+07:00

KM dan Objek Wisata

Penulis: Lendy Widayana
Dimuat pada Harian Radar Malang tanggal 27 April 2004

Masyarakat dunia memang terus berubah akibat otomasi, informasi dan kesadaran akan lingkungan hidup, seperti yang ditulis Rolf Jensen, direktur Copenhagen Institute of Futures Study (The Dream Society, 1999). Orang yang selalu dapat menciptakan produk imajinatif akan semakin mempunyai nilai permintaan yang tinggi. Konsumen tidak akan puas hanya sampai ia dapat memiliki secara materi sebuah produk. Nilai suatu produk atau jasa akan semakin bergantung dari bungkus cerita di balik produk itu yang membawa imajinasi, ekspresi/identitas diri, gaya hidup dan emosi konsumen. Contohnya, bagi orang yang membeli jaket jins merek tertentu. Jaket itu sendiri hanya mempunyai nilai sekunder . Namun pilihan jatuh ke merek itu karena merek tersebut telah berhasil dipersepsikan dengan cerita sebagai simbol kebebasan, jiwa muda dan lain-lain.

Suatu ketika saya mengantar rombongan tamu Rotary Club dari Canada yang berkunjung ke candi yang juga makam raja Kertanegara (1268-1292) di Singosari, Malang. Di situ kebetulan pula ada rombongan anak-anak sekolah bahasa asing yang sedang mempraktekkan pelajaran conversation. Dengan kecakapan bahasa Inggris yang dimiliki, mereka menerangkan tentang seluk beluk candi itu kepada rombongan tamu kami. Terus terang saya menjadi kagum dan bangga akan potensi anak-anak sekolah itu. Rombongan kami kemudian mengunjungi candi Jago dari jaman raja Wishnuwardana kerajaan Singosari pada abad ke 13 yang berada di Tumpang, Malang. Di situ, keadaan menjadi lain, mengapa ? Karena kondisi situs sejarah itu sangat memprihatinkan. Tidak terurus dan tidak ada pemandu. Demikian pula kalau kita berkunjung ke berbagai daerah sering kita melihat berbagai situs sejarah seperti candi atau museum dalam keadaan yang menyedihkan. Kesenian dan budaya asli daerah juga hanya tinggal menunggu lonceng kematian. Lebih miris lagi jika alasan yang kita dengar karena tidak adanya dana untuk melestarikan berbagai aset penting bangsa kita. Semua keprihatinan itu akhirnya hanya bisa kita tutup dengan kalimat 'sayang ya ...'. Lalu apa hubungan itu cerita ini semua dengan Knowledge Management (KM) ?

Penerapan KM memang tidak selalu dan bisa untuk manajemen perusahaan pada umumnya. Namun di mana ada aktivitas yang berhubungan dengan pengetahuan di situlah diperlukan KM, agar knowledge (pengetahuan + pengalaman) dapat dikelola hingga mempunyai manfaat dan nilai ekonomis. Seperti menurut Stephen Denning (The Squirrel, 2001), di negara-negara lain yang sudah mengelola knowledge menjadi suatu aset, metode storytelling (pengungkapan knowledge dengan cara cerita) merupakan salah satu cara efektif untuk mengubah tacit knowledge (knowledge yang ada dalam pikiran) menjadi explicit knowledge (knowledge yang dapat dijabarkan secara sistematis dan didokumentasikan). Sebuah obyek sejarah misalnya, akan menjadi kehilangan makna jika tidak ada cerita yang lengkap tentang obyek itu. Oleh karena itu seorang pemandu wisata adalah knowledge worker, karena ia sangat mengandalkan knowledge yang dimilikinya untuk menjadi nilai bagi dirinya sendiri dan obyek yang ia terangkan dalam bentuk suatu cerita.

Pemerintah daerah atau biro pariwisata dapat mengajak perguruan tinggi jurusan sejarah, arkeologi dan sekolah pariwisata untuk bersama-sama membangun knowledge yang dapat bernilai tinggi di mata wisatawan. Selain dalam bentuk buku atau dibuat situs web di Internet, dokumentasi knowledge dapat dikemas dalam format multimedia di VCD yang dapat menjadi cinderamata bagi wisatawan mancanegara atau lokal.

Menengok sedikit ke negara lain. Di Volendam, Negeri Belanda setiap turis yang datang ke situ akan merasa lebih lengkap kunjungannya jika sudah dipotret menggunakan kostum tradisional negara itu. Studio foto yang bertebaran di situ sudah menyiapkan semuanya, kostum dengan berbagai ukuran mulai anak-anak sampai orang dewasa. Lengkap juga dengan sepatu kayu khas negeri kincir angin itu. Hal-hal seperti itu bisa dilakukan bukanlah karena soal modal (uang). Tapi kreativitas untuk menjadikan apa yang tidak ada menjadi ada. Indonesia punya kekayaan yang begitu berlimpah. Mau dan mampukah kita mengelola titipan Ilahi ini dengan knowledge yang kita miliki agar menjadi berguna untuk kesejahteraan seluruh bangsa kita ?

Artikel : Menerapkan KM di UKM

2004-04-12T07:53:00.000+07:00

Menerapkan KM di UKM

Penulis: Lendy Widayana
Dimuat pada Harian Radar Malang tanggal 12 April 2004
Dapat dibaca juga pada alamat
http://www.indopos.co.id/index.php?act=detail_radar&id=45578&c=88

Terjun ke lapangan dan blusukan ke daerah memang menarik untuk mengetahui kondisi nyata bagaimana metode seperti KM ini dapat berguna bagi orang banyak. Selang beberapa waktu lalu saya sempat diundang untuk memberi masukan tentang strategi penggunaan Internet kepada koperasi yang anggotanya para pengusaha industri kecil dan menengah di Sidoarjo. Dari situ saya makin memahami bahwa banyak usaha kecil yang sebenarnya mempunyai potensi untuk memperluas jangkauan pasarnya karena memang produknya banyak diminati pasar dan cukup berkualitas. Namun karena keterbatasan knowledge (pengetahuan+pengalaman) yang dimiliki akhirnya kendala ini menjadi penghalang untuk memperluas pasar dan meningkatkan volume bisnisnya.

Ambil contoh, walupun produk yang dibuat adalah hasil industri rumah tangga, namun apabila pasar yang dibidik adalah pasar kelas atas, tentu knowledge yang diperlukan adalah pola belanja dari konsumen kelas itu. Langkah yang dapat ditempuh adalah dengan mendatangkan pakar atau praktisi pemasaran sebagai sumber knowledge yang mengerti benar tentang perilaku konsumen kelas premium. Jadi bukan lagi konsep pemasaran yang umum dan tidak mengikuti perubahan jaman. Pemerintah sebagai pembina industri kecil dapat memfasilitasi kegiatan-kegiatan seperti ini. Lembaga pembiayaan, selain mengucurkan dana juga dapat menjadi organizer untuk mengucurkan knowledge bagi pemberdayaan berbagai aspek kepada pengusaha yang dibiayai. Knowledge yang diperlukan juga termasuk bagaimana mengolah data dan memanfaatkan informasi melalui penggunaan teknologi informasi sebagai alat bantu. Seperti misalnya saat ini melalui Internet dapat diakses informasi mengenai permintaan macam-macam komoditi yang diperlukan oleh berbagai negara. Namun untuk mendapatkan informasi ini, diperlukan knowledge agar informasi dari Internet itu dapat menjadi suatu peluang. Pemberdayaan knowledge juga dapat dilakukan dengan membagi seri VCD hiburan yang dikemas juga dengan ragam informasi yang sarat akan cerita pengetahuan, pengalaman dan pesan-pesan motivasi yang membangkitkan semangat berusaha.

Di sisi pelaku bisnis.

Pada sisi yang lain, pelaku industri kecil tentu tidak hanya bisa berdiam diri menanti bantuan. Inisiatif dapat dilakukan dengan mengajak sekolah atau perguruan tinggi komputer untuk melakukan kerja praktek membuat situs web di Internet untuk pemasaran. Selain itu, untuk kepentingan bahasa para mahasiswa sekolah bahasa dapat dilibatkan pula untuk mempraktekkan kepandaiannya dalam membuat brosur atau isi situs web dalam bahasa Inggris.

KM dan ukuran usaha

KM untuk perusahaan besar atau kecil mempunyai tujuan yang sama, yaitu sistem untuk mendayagunakan aset knowledge untuk mempertahankan hidup dan meningkatkan daya saing perusahaan. Bagi perusahaan kecil dengan jumlah karyawan yang tidak terlalu banyak, sebenarnya akan lebih mudah menciptakan, mendokumentasikan dan menyebarkan knowledge. Keadaan ini merupakan suatu keuntungan bagi perusahaan untuk memulai sesuatu yang baru dan dapat lebih cepat beradaptasi dengan perubahan.

Dari segi kemajuan suatu negara pun, KM tidak selalu ada di negara yang telah maju. Di negara berkembang lain, Nicolas Gorjestani konsultan senior Bank Dunia pada tahun 2002 menerapkan KM bagi masyarakat pertanian di negara-negara Afrika. Ia bertujuan untuk memberdayakan masyarakat untuk dapat memanfaatkan berbagai sumber knowledge yang diperlukan, berhubungan dengan praktisi yang telah berpengalaman dan belajar bersama untuk menggunakan teknologi modern. Di Taiwan, KM untuk usaha kecil dan menengah (UKM) telah menjadi bagian dari Rencana Pembangunan Nasional sampai tahun 2008. Rencana ini mencakup hubungan pengembangan knowledge antar entitas pengusaha dengan pengusaha, pengusaha dengan pasar dan pengusaha dengan pemerintah. Di negeri kita memang seharusnya percepatan agar masyarakat menjadi semakin pandai mengelola sumber daya perlu menjadi prioritas, agar kita tidak saja menjadi konsumen yang baik di negeri sendiri.

Artikel : Menggali Potensi Knowledge dalam Perusahaan

2004-03-30T07:49:00.000+07:00

Menggali Potensi Knowledge dalam Perusahaan

Penulis: Lendy Widayana
Dimuat pada Harian Radar Malang tanggal 30 Maret 2004

Banyak organisasi bisnis belum atau tidak mengetahui adanya potensi knowledge (pengetahuan+pengalaman) tersembunyi yang dimiliki oleh karyawannya. Mengapa demikian ? Riset Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dengan struktur : 42 % di pikiran (otak) karyawan, 26 % - dokumen kertas, 20 % -dokumen elektronik, 12% - knowledge base elektronik. Fakta umum ini memang terjadi di mana-mana, bahwa aset knowledge sebagian besar tersimpan dalam pikiran kita, yang disebut sebagai tacit knowledge. Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap. Tacit knowledge sangat sulit dipindahkan kepada orang lain karena knowledge tersebut tersimpan pada pikiran masing-masing individu di dalam organisasi.
KM ada untuk menjawab persoalan ini, yaitu proses mengubah tacit knowledge menjadi knowledge yang mudah dikomunikasikan dan mudah didokumentasikan, yang disebut explicit knowledge. Dokumentasi menjadi sangat penting dalam KM, karena tanpa dokumentasi semuanya akan tetap menjadi tacit knowledge dan knowledge itu menjadi sulit untuk diakses oleh siapapun dan kapanpun dalam organisasi.

Peta knowledge dalam organisasi

Agar potensi knowledge setiap karyawan dapat dimanfaatkan dan dikembangkan, tentu perusahaan memerlukan informasi secara lengkap mengenai aset berharga ini. Sebagai sebuah langkah untuk mendeteksi adanya tacit knowledge ini, perlu dilakukan pendataan lewat kuesioner yang disebar kepada semua orang dalam organisasi. Sebagai contoh, kuesioner dapat berisi : 1) Apakah anda mengetahui bahwa anda mempunyai potensi knowledge yang belum dimanfaatkan secara maksimal oleh organisasi ? 2) Apakah anda mengetahui bahwa rekan kerja (internal maupun eksternal departemen) anda mempunyai potensi pengetahuan dan keahlian yang belum dimanfaatkan secara maksimal oleh organisasi ? 3) Apa kendala dari pertanyaan 1 dan 2 ? Pertanyaan lain selanjutnya dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Seluruh jawaban hasil kuesioner tersebut kemudian dipadukan dengan database karyawan yang tentu telah dimiliki sebelumnya. Dengan langkah ini perusahaan akan mempunyai peta potensi knowledge yang dimilikinya. Secara strategis, seluruh peta dan kategori knowledge ini juga yang menjadi dasar pertimbangan bagi kebijakan rotasi, promosi, mutasi dan sampai dengan berbagai pelatihan karyawan. Pada gilirannya perusahaan semakin dapat memperkuat setiap pos pekerjaan sesuai dengan kompetensi yang dimiliki oleh karyawannya.

Kategori dan peta knowledge untuk daya saing

Dari peta knowledge yang ada, selanjutnya perusahaan dapat melakukan pengkategorian knowledge yang menurut Michael Zack (1999) ada tiga yaitu : 1) Core knowledge, adalah knowledge inti yang diperlukan sebuah bisnis. Contohnya, jika ingin buka bengkel tentu harus mempunyai mekanik yang handal, peralatan yang lengkap, suku cadang dll. 2) Advanced knowledge, adalah knowledge yang membuat keunggulan bersaing sehingga sekaligus perusahaan dapat mampu berhadapan langsung dengan pesaingnya. Contohnya, selain dapat memperbaiki kendaraan pada umumnya, sebuah bengkel yang terus mengikuti perkembangan teknologi otomotif akan dapat menangani perbaikan kendaraan masa kini yang sebagian besar sudah computerized. Dengan knowledge yang satu atau dua langkah di depan membuat pesaing akan sempoyongan untuk mensejajarkan diri. 3) Innovative knowledge, merupakan knowledge yang membuat perusahaan dapat merubah 'aturan main' dunia bisnis yang digeluti dan membuat perusahaan menjadi pemimpin di bidang bisnisnya. Namun ketiga kategori ini tidak bersifat tetap, perusahaan harus tetap waspada. Sebuah perusahaan yang saat ini berada pada tingkat innovative knowledge, karena adanya cara dan teknologi baru yang diterapkan pesaing dapat merosot menjadi berada di core knowledge sehingga ia kehilangan daya saing. Contoh paling aktual adalah hadirnya teknologi CDMA yang merubah peta persaingan bisnis para operator selular.

Akhirnya, jika kita telah mengetahui kategori knowledge yang ada, selanjutnya kita dapat menentukan peta kebutuhan knowledge yang diperlukan untuk memenangkan pertempuran dengan pesaing.

Artikel : Mempraktikkan KM

2004-03-23T07:39:00.000+07:00

Mempraktikkan KM

Penulis: Lendy Widayana
Dimuat pada Harian Radar Malang tanggal 23 Maret 2004

Ada sementara pendapat yang menyatakan bahwa Knowledge Management (KM) hanya cocok dan diperlukan untuk perusahaan besar. Perusahaan yang padat modal. Perusahaan teknologi tinggi yang serba komputerisasi, dan lain-lain. Pendapat ini sama sekali tidak benar. Di negara-negara yang telah maju sekalipun, KM ada di berbagai ukuran perusahaan. Karena KM memang bukan tergantung dari besat kecilnya perusahaan. Namun dimulai dari hal-hal kecil yang jika diteliti lebih lanjut banyak membutuhkan knowledge (pengetahuan+pengalaman)yang perlu selalu dikembangkan.

Adalah Shari Franey seorang CEO dari Performance Personnel di Ephrata Pennsylvania-AS yang mengatakan 'Jika seorang penjual tidak tahu apa yang telah dilakukan oleh penjual lainnya, kita kehilangan semua knowledge'. Ia berpendapat bahwa KM adalah proses yang digunakan untuk memastikan bahwa jika seseorang tahu kan suatu hal maka semua orang juga perlu tahu tentang hal itu. Sebuah proses pemerataan knowledge yang menegaskan bahwa kepentingan perusahaan adalah di atas kepentingan orang per orang. Contoh ini adalah aplikasi sederhana KM yang menjelaskan sekali lagi bagaimana perlunya proses knowledge-sharing dalam organisasi seperti yang telah disinggung pada tulisan sebelumnya di kolom ini.

Kemudian timbul pertanyaan, bagaimana secara praktis kita dapat memulai langkah untuk menerapkan KM di organisasi ?

Pertama. Untuk merespons setiap perubahan, bagaimana perusahaan dapat mengetahui tingkat kecerdasaan perusahaan (corporate intelligence) ? Bagaimana kecerdasan perusahaan dapat meningkatkan laba, mind share, kecepatan dalam inovasi, dan time to market yang pendek ? Untuk itu perlu dilakukan pengumpulan data tingkat knowledge yang dimiliki oleh organisasi untuk mencari jawaban setiap orang tentang : Tahu apa yang ia ketahui, Tahu apa yang ia tidak ketahui, Tidak tahu apa yang ia ketahui, Tidak tahu apa yang ia tidak ketahui. Kelompok pertanyaan ini jika dijabarkan akan menjadi sederetan pertanyaan seperti :

a) Apakah anda mengetahui bahwa anda mempunyai potensi knowledge yang belum dimanfaatkan secara maksimal oleh organisasi ? b) Apakah anda mengetahui bahwa rekan kerja (internal maupun external departemen) anda mempunyai potensi pengetahuan dan keahlian yang belum dimanfaatkan secara maksimal oleh organisasi ? c) Apa kendala dari pertanyaan a dan b ? d) Berapa banyak yang anda ketahui bahwa semua orang dalam organisasi tahu bahwa sesuatu harus dilakukan tetapi tidak/belum dilakukan ? " e) Berapa lama kondisi itu telah berlangsung ? " f) Apakah ada pengaruhnya secara langsung terhadap layanan kepada pelanggan ?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut terus menerus secara berkala diajukan sampai dengan organisasi dapat memetakan semua potensi knowledge yang masih tersembunyi dalam organisasi.

Kedua. Penulis menyebutnya sebagai aktivitas sharing vision (menjelaskan visi dan misi) dalam bentuk yang mudah dioperasionalisasikan oleh seluruh level dalam organisasi. Untuk menuju perusahaan yang bertumpu pada knowledge, sharing vision mempunyai penekanan membangun dan mengasah kemampuan analisa setiap pesertanya. Oleh karena itu, data dan informasi kondisi perusahaan yang termutakhir sangat berperan untuk keperluan analisa dan keputusan tindakan selanjutnya.

Ketiga. Memberi muatan knowledge setiap fungsi kerja dalam organisasi dengan melihat alur Input-Process-Output (I-P-O). Misalnya, seorang tenaga penjual menerima target penjualan lengkap dengan product knowledge dll-nya. Ini adalah knowledge dasar yang mutlak diperlukan dalam tahap Input alur kerja si penjual. Dalam tahap Process, ia memerlukan bekal knowledge tentang berbagai strategi yang dapat digunakan. Dari berbagai alternatif strategi yang pada tahap proses, pada tahap Output diperlukan knowledge yang langsung siap dipraktekkan dalam melakukan aktivitas penjualan.

Seluruh knowledge yang selalu dikembangkan di setiap tahap I-P-O tersebut diharapkan hasilnya akan membuat orang bekerja dengan cara yang makin cerdas. Yang akan lebih dahsyat lagi dampaknya, jika semua knowledge yang disyaratkan dalam tiap tahap I-P-O dilengkapi dengan ketrampilan untuk menggunakan teknologi informasi sebagai alat bantu.

Pengalaman penulis, bila dilakukan secara konsisten, ketiga langkah awal di atas membuat organisasi akan lebih mempunyai kelenturan terhadap perubahan yang disebabkan oleh tuntutan pasar. Pula dalam waktu yang lebih singkat dapat diluncurkan produk baru yang sesuai dengan keinginan pelanggan.

Sayapun percaya bahwa banyak mutiara tersembunyi dalam organisasi perusahaan Anda, pembaca. Adalah tantangan kita bersama untuk menyelam mencari butir-butir mutiara tadi, untuk kita rangkai menjadi untaian mutiara kecerdasan yang mengalungi organisasi.

Artikel : Penghargaan bagi mereka yang mau berbagi

2004-03-16T07:38:00.000+07:00

Penghargaan Bagi Mereka yang Mau Berbagi

Penulis: Lendy Widayana
Dimuat pada Harian Radar Malang tanggal 17 Maret 2004

Inti dari Knowledge Management (KM) adalah sistem yang membuat agar pertukaran dan transformasi knowledge (pengetahuan+pengalaman) di antara semua pelaku organisasi akhirnya dapat menjadi nafas organisasi. Pada kesempatan ini penulis ingin berbagi pengalaman bagaimana embrio aktivitas KM di organisasi tempat penulis bekerja.

Setiap enam bulan kami di Ciputra Cyber Institute (CCI) mengadakan penilaian rekan kerja satu departemen maupun lintas departemen tentang knowledge-sharing (berbagi pengetahuan+pengalaman). Penilaian itu dilaksanakan melalui polling dari semua karyawan dan manajemen untuk menilai siapa di antara mereka yang dianggap paling sering berbagi knowledge. Tentunya knowledge yang dapat langsung diterapkan untuk memecahkan masalah-masalah pekerjaan yang dihadapi oleh sesama rekan kerja. Penilaian juga dilakukan untuk inovasi yang lahir dalam periode yang sama.

Bagi siapa yang mendapat nilai tertinggi mendapat pengakuan berupa penghargaan dari perusahaan. Bentuk penghargaan ini bisa berbagai macam. Namun penghargaan yang baik adalah berupa sesuatu yang berguna bagi sang pemenang untuk juga memecahkan masalah pekerjaannya. Pengalaman di beberapa perusahaan lain ada yang memberi bonus berupa uang, mengikuti berbagai training/seminar yang bermutu tinggi, buku, paket wisata dan lain-lain.

Pada tahap perkembangan selanjutnya, sistem penilaian dan penghargaan knowledge-sharing ini dapat dijadikan satu dengan sistem penilaian kinerja karyawan (performance appraisal) dan hal-hal lain yang merupakan wujud dari apresiasi manajemen terhadap aset knowledge secara obyektif.

Memulai kegiatan knowledge-sharing

Memang pada dasarnya aktivitas knowledge-sharing bahkan telah menjadi kebiasaan tanpa disadari sudah terjadi dalam organisasi. Juga di Indonesia, nongkrong sesama kolega di café, resto, ngobrol dan lobby ketika rehat di acara seminar, sampai nongkrong bareng di diskotik atau karaoke bagi sesama profesional atau networking sesama profesi adalah juga knowledge-sharing. Akan tetapi menjadikan knowledge-sharing sebagai budaya organisasi agar knowledge tersebut dapat tersimpan rapi, terdokumentasi dengan struktur yang sistematis sehingga mudah untuk diakses kembali bukanlah pekerjaan yang mudah.

Pada saat awal mensosialisasikan perlunya aktivitas knowledge-sharing dalam KM akan sering timbul pertanyaan, "Apa untungnya bagi saya untuk berbagi dengan yang lain ?" Dan "Apakah orang lain juga mau berbagi seperti yang saya lakukan ?" Menurut Vaas, 1999, alasan mengapa orang tidak mau melakukan knowledge-sharing adalah :

1. Mau berbagi pengetahuan namun tidak cukup waktu untuk itu

2. Tidak mempunyai ketrampilan dalam KM

3. Tidak mengerti tentang KM dan manfaatnya

4. Tidak ada komitmen dari manajer senior

5. Tidak ada dana untuk KM

6. Kegagalan untuk mendorong knowledge-sharing sebagai budaya

Dari beberapa poin tadi, maka pra kondisi yang perlu dilakukan oleh organisasi sebelum menciptakan budaya knowledge-sharing adalah membangun iklim saling percaya (trust) di setiap pelakunya. Kepercayaan ini akan terbentuk apabila didahului dengan kepeloporan dan keteladanan dari para pemimpin dan petinggi organisasi untuk memulai berbagi knowledge. Kepeloporan dan keteladanan ini dapat dilakukan melalui pembuktian bahwa dengan saling berbagi pengetahuan dan pengalaman, semua masalah dapat dipecahkan secara lebih mudah, efisien dan cepat. Kepemimpinan dalam KM adalah secara terus menerus dan konsisten memberi inspirasi kepada karyawan tentang aktivitas dan manfaat KM secara nyata bagi semua elemen organisasi. Pemimpin harus menciptakan iklim bahwa seorang karyawan tidak lagi merasa sendirian dalam memecahkan masalah apapun dalam pekerjaan.

Membangun aset knowledge memang baru akan nampak hasil dan manfaatnya apabila kita telah berhasil menjadikan knowledge sebagai bahtera yang akan mengantarkan organisasi mencapai pulau tujuannya.

Artikel : Memajukan Perusahaan dengan Knowledge

2004-03-09T07:34:00.000+07:00

Memajukan Perusahaan dengan Knowledge

Penulis: Lendy Widayana
Dimuat pada Harian Radar Malang tanggal 09 Maret 2004

Beberapa waktu yang lalu saya berkesempatan diundang untuk berbagi pengalaman tentang Knowledge Management dalam sebuah seminar di Jakarta. Dalam kesempatan itu, rekan saya seorang Presiden Direktur perwakilan di Indonesia sebuah perusahaan teknologi informasi papan atas dunia mengaku terus terang, bahwa pelanggannya saat ini sering lebih tahu tentang produk perusahaannya ketimbang system engineer produk teknologi itu sendiri.

Dalam dunia bisnis, kecepatan dan banyaknya sumber informasi membuat pelanggan menjadi semakin cerdas dan kritis. Lalu apakah keadaan ini merupakan ancaman bagi kelangsungan sebuah bisnis ? Jawabannya bisa ya dan tidak. Ya, jika perusahaan tidak dapat terus memenuhi tuntutan pelanggan. Tidak, bila perusahaan segera menyusun kekuatan knowledge (pengetahuan + pengalaman) dan memposisikan knowledge sebagai aset utama untuk menghasilkan solusi bagi pelanggan. Kata kunci untuk membangun knowledge adalah selalu belajar dari berbagai sumber pengetahuan. Namun belajar pun tidak cukup jika tidak segera diikuti dengan menambah 'jam terbang' penerapan pengetahuan itu. Pengalaman menerapkan pengetahuan baru akan menambah nilai knowledge menjadi semakin tinggi. Dengan demikian siklus membangun knowledge terbentuk seperti bawah ini.

1. Belajar (dari berbagai sumber pengetahuan)

2. Menjadi Pengetahuan dan dianalisa

3. Bertindak/Menerapkan

4. Hasil tindakan (Gagal/Sukses)

5. Pengalaman

6. Hasil pengalaman menjadi pengetahuan yang telah diperbarui

Tuntutan untuk selalu belajar di era informasi yang semakin cepat dan deras ini adalah suatu kebutuhan yang tidak terelakkan lagi bagi siapapun. Pengetahuan, keahlian, dan keterampilan yang kita miliki terasa menjadi semakin cepat usang jika tidak selalu kita perbarui. Keadaan serba cepat inipun menuntut perubahan atau bahkan revolusi dalam cara belajar yang dimulai paling tidak dari diri kita sendiri. Pertanyaannya, bagaimanakah perubahan yang perlu dilakukan ? Karena berbagai perubahan di jaman ini disebabkan oleh kecepatan informasi, maka cara belajar yang paling efektif adalah mengikuti irama kecepatan informasi itu sendiri dan menganalisanya dalam waktu yang cepat pula. Kecepatan menganalisa informasi pada akhirnya akan mempengaruhi kualitas tindakan kita berdasarkan informasi itu.

Membongkar sekat arus pengetahuan.

Perubahan bahkan yang sangat radikal dalam alur kerja organisasi bisnis menuntut keberanian dari pemimpin organisasi itu. Menarik menimba cerita pengalaman dari seorang CEO bernama Lars Kolind, pada sebuah perusahaan alat bantu pendengaran di Denmark bernama Oticon. Tahun 1980 Oticon mengalami penurunan penjualan karena tidak dapat bersaing dengan produk inovatif pesaingnya. Tahun 1990, Lars Kolind menyadari bahwa kunci sukses adalah inovasi dan waktu yang cepat untuk menyerahkan produk ke pasar. Untuk itu Lars Kolind mengabaikan struktur organisasi yang kaku bahkan sampai job description pun ditinjau kembali orientasinya. Karyawan dibuat sesukanya memilih fungsi pekerjaan yang sesuai dengan apa yang mereka sangat minati dan kuasai. Mereka semua bekerja secara matriks dalam lintas fungsi. Bangunan kantor dibuat sedemikian rupa agar memperlancar komunikasi antara bagian perancangan dan manufaktur. Orientasi cara kerja diubah menjadi terfokus pada alur pertukaran knowledge. Satu sama lain saling belajar untuk memahami keadaan yang sebenarnya dari tuntutan pasar, baik itu permintaan pelanggan maupun gerak-gerik pesaing. Karyawan diajak berpikir dan bertindak sebagaimana layaknya seorang wiraswasta. Artinya, dimensi pemikiran dan tindakannya tidak bisa lagi terkotak-kotak dalam fungsi dan tugas bagiannya sendiri. Melainkan semua memandang bahwa kepentingan profit perusahaan adalah tanggung jawab semua pihak. Pertukaran knowledge (knowledge-sharing) dijadikan suatu budaya untuk menghasilkan inovasi. Walhasil Oticon sukses menciptakan dan melempar produk inovatif ke pasar dengan cepat, di antaranya alat bantu pendengaran digital. Oticon pun dapat meningkatkan nilai ROE (Return On Equity) perusahaan yang pada akhir tahun 1980-an hanya satu digit, menjadi lebih dari 25 % di tahun 1990-an.

Apakah contoh di atas sulit untuk ditiru ? Tentu tidak, karena membangun knowledge organisasi perusahaan tidak membutuhkan modal kapital yang besar, namun hanya modal kemauan yang besar untuk selalu maju, mengkomunikasikan maksud baik untuk maju, dan siap berubah. Berbagi knowledge tidak akan membuat seseorang akan kehilangan kekuasaan atau kekuatannya. Bayangkan jika semua orang melakukannya. Lambat laun kita akan menyadari bahwa aset knowledge adalah aset terbesar kita. Bukan lagi sumber daya fisik dan materi yang membuat orang hanyut dalam materialisme sehingga melupakan hakekat kita sebagai manusia.